Notulen  OCMW-raad

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikel 77 en 78 van het decreet lokaal bestuur

Feiten en voorgeschiedenis

De jaarrekening 2022 en de daarbij horende bijlagen werden opgemaakt door de financieel directeur. Aan de raadsleden werden de documenten tijdig ter beschikking gesteld. De raadsleden konden eveneens een gedrukte versie van de jaarrekening opvragen bij de financieel directeur.

De jaarrekening bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting. De documentatie omvat de achtergrondinformatie die nuttig is om de jaarrekening te beoordelen, zonder dat ze essentieel is voor de beoordeling die de raadsleden moeten maken, aangezien de essentiële informatie in het beleidsrapport is opgenomen.

De jaarrekening wordt vastgesteld voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft.

De jaarrekening 2022 dient vastgesteld te worden voor het luik OCMW door de raad voor maatschappelijk welzijn (opsplitsing in schema J3).

Regelgeving

• Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.
• Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 en latere wijzigingen betreffende de beleids- en beheercyclus van de lokale besturen.
• Ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de BBC van de lokale besturen.

Argumentatie

Mondelinge toelichting wordt ter zitting gegeven door Tom Gevaert, financieel directeur.

Verwijzingsdocumenten

• Jaarrekening - financiële bundel
• Jaarrekening - doelstellingenrealisaties

Tussenkomsten

Er zijn geen tussenkomsten.

Aanleiding en/of bevoegdheid

Het decreet lokaal bestuur verplicht de lokale besturen om een intern controlesysteem op te bouwen en daarover jaarlijks te rapporteren uiterlijk op 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Feiten en voorgeschiedenis

In de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 22 april 2021 werd het algemeen kader voor organisatiebeheersing goedgekeurd.  Het kader omvat op maat uitgewerkte en vastgelegde afspraken over de wijze waarop op langere termijn aan de versterking van de organisatiebeheersing zal worden gewerkt.

Het bevat o.a. de volgende elementen:

• het model dat wordt gehanteerd (= Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen van Audit Vlaanderen);
• de periodiciteit waarmee de werking wordt geëvalueerd;
• de aanpak en verantwoordelijkheden in verband met organisatiebeheersing;
• de wijze waarop de algemeen directeur aan het politieke niveau rapporteert over de organisatiebeheersing.

Het gewijzigde kader heeft zowel betrekking op de gemeente als op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Omwille van de sterke samenwerking tussen de gemeente en het OCMW, de vergaande eenmaking en centralisatie van de dienstverlening en de eenduidige operationele leiding, werd geopteerd voor een uniform kader voor beide entiteiten.

De rapportering voor 2021 - 2022 wordt ter kennisname aan de raad voor maatschappelijk welzijn voorgelegd.

Regelgeving

Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, in het bijzonder de artikelen 40 en 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad, en de artikelen 217 tot en met 220, betreffende organisatiebeheersing.

Argumentatie

Het rapport organisatiebeheersing geeft weer welke stappen er op dit vlak werden gezet in 2021, 2022 en in het voorjaar van 2023 waaronder de identificatie van risico’s en beheersmaatregelen op vlak van volgende zelfevaluatiethema's: thema 6 personeelsbeleid, thema 9 facilitaire middelen, opdrachten en contracten, thema 3 monitoring. Het rapport bevat de effectieve rapportering over de beheersmaatregelen en aandachtspunten met een stand van zaken op vandaag. 

• Het thema 6 personeelsbeleid werd als eerste gekozen uit de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen van audit Vlaanderen - om rond te werken in het kader van de zelfevaluatie.
  Op basis van het zelfevaluatierapport rond thema 6 personeelsbeleid werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s:
  1. Geen garantie op continuïteit van dienstverlening
  2. Medewerkers raken gedemotiveerd doordat er geen mogelijkheden zijn tot jobrotatie of doorgroeien
  3. Niet goed functioneren van diensthoofden
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  Elk van de onderdelen van het verbeteractieplan moeten nu verder worden omgezet of werden reeds omgezet in concrete acties op de werkvloer.
• Het thema 9 facilitaire middelen, opdrachten en contracten werd als tweede thema gekozen om rond te werken.
  Op basis van het zelfevaluatierapport rond thema 9 facilitaire middelen, opdrachten en contracten werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s:
  1. De kosten voor de organisatie lopen op omdat aankopen en overheidsopdrachten enkel op korte termijn worden bekeken
  2. Het budget blijkt ontoereikend voor een bepaald project
  3. Opdrachten worden niet of laattijdig uitgevoerd omdat niet duidelijk is wie verantwoordelijk is
  4. De organisatie heeft geen zicht op haar voorraden of materieel
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’ wordt een verbeteractieplan opgemaakt dat zowel geldig zal zijn voor gemeente als OCMW.
  Elk van de onderdelen van het verbeteractieplan zal verder omgezet worden in concrete acties op de werkvloer.
• Het thema 3 monitoring werd als derde thema gekozen om rond te werken.
  Op basis van het zelfevaluatierapport rond thema 3 monitoring werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico's:
  1. De organisatie beschikt niet over de informatie om de realisatie van haar doelstellingen en haar dienstverlening op te volgen.
  2. De organisatie weet niet of de dienstverlening efficiënt en effectief verloopt.
  3. Dezelfde gegevens worden dubbel geregistreerd
  4. Het meetsysteem is niet aangepast aan de organisatie waardoor het niet of foutief gebruikt wordt
  5. Beslissingen worden genomen op basis van foutieve of niet relevante rapporten
  6. Medewerkers weten niet hoe/waar ze de gegevens moeten bijhouden, registreren of ingeven in het meetsysteem
  7. Er zijn rapportgegevens beschikbaar maar ze worden niet gemonitord
  8. De organisatie weet niet of de dienstverlening efficiënt en effectief verloopt.
  9. Diensten worden apart gemonitord, waardoor de opvolging van de organisatie als geheel niet of onvoldoende gebeurt
  10. De organisatie kan haar doelstellingen onvoldoende realiseren omdat de monitoring niet systematisch wordt bijgestuurd.
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico's werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  Elk van de onderdelen van het verbeteractieplan moet nu verder worden omgezet of werden reeds omgezet in concrete acties op de werkvloer.
• Het thema 1 doelstellingen- en procesmanagement werd als vierde thema gekozen om rond te werken.
  Het traject werd gestart in februari 2023 met het uitsturen van de vragenlijst. De antwoorden werden geanalyseerd. In een volgende stap zal een consensusvergadering georganiseerd worden en een zelfevaluatierapport en een verbeteractieplan opgemaakt worden.

Mondelinge toelichting wordt ter zitting gegeven door burgemeester Jos Sypré, bevoegd voor algemeen bestuur en beleid.

Verwijzingsdocumenten

• Rapport organisatiebeheersing 2021 - 2022 (+ bijlagen bij het rapport).

Tussenkomsten

Er zijn geen tussenkomsten.