Notulen  OCMW-raad

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikel 77 en 78 van het decreet lokaal bestuur

Feiten en voorgeschiedenis

De jaarrekening 2021 en de daarbij horende bijlagen werden opgemaakt door de financieel directeur. Aan de raadsleden werden de documenten tijdig ter beschikking gesteld. De raadsleden konden eveneens een gedrukte versie van de jaarrekening opvragen bij de financieel directeur.

De jaarrekening bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting. De documentatie omvat de achtergrondinformatie die nuttig is om de jaarrekening te beoordelen, zonder dat ze essentieel is voor de beoordeling die de raadsleden moeten maken, aangezien de essentiële informatie in het beleidsrapport is opgenomen.

De jaarrekening wordt vastgesteld voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft.

De jaarrekening 2021 dient vastgesteld te worden voor het luik OCMW door de raad voor maatschappelijk welzijn (opsplitsing in schema J3).

Regelgeving

• Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.
• Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 en latere wijzigingen betreffende de beleids- en beheercyclus van de lokale besturen.
• Ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de BBC van de lokale besturen.

Argumentatie

Mondelinge toelichting wordt ter zitting gegeven door schepen Patricia Waerniers, bevoegd voor financiën.

Verwijzingsdocumenten

Ontwerp van jaarrekening 2021

Tussenkomsten

Er zijn tussenkomsten door Gijs Degrande, beantwoord door Kris Vincke.

Aanleiding en/of bevoegdheid

Het decreet lokaal bestuur verplicht de lokale besturen om een intern controlesysteem op te bouwen en daarover jaarlijks te rapporteren uiterlijk 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Feiten en voorgeschiedenis

In de OCMW-raadszitting van 22 april 2021 werd het algemeen kader voor organisatiebeheersing goedgekeurd.  Het kader omvat op maat uitgewerkte en vastgelegde afspraken over de wijze waarop op langere termijn aan de versterking van de organisatiebeheersing zal worden gewerkt.

Het bevat o.a. de volgende elementen:

• het model dat wordt gehanteerd (= Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen van Audit Vlaanderen);
• de periodiciteit waarmee de werking wordt geëvalueerd;
• de aanpak en verantwoordelijkheden in verband met organisatiebeheersing;
• de wijze waarop de algemeen directeur aan het politieke niveau rapporteert over de organisatiebeheersing.

Het gewijzigde kader heeft zowel betrekking op de gemeente als op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Omwille van de sterke samenwerking tussen de gemeente en het OCMW, de vergaande eenmaking en centralisatie van de dienstverlening en de eenduidige operationele leiding, werd geopteerd voor een uniform kader voor beide entiteiten.

De rapportering voor 2021 wordt ter kennisname aan de OCMW-raad voorgelegd.

Regelgeving

Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, in het bijzonder de artikelen 77 en 78 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad, en de artikelen 217 tot en met 220, betreffende organisatiebeheersing.

Argumentatie

Het rapport organisatiebeheersing geeft weer welke stappen er op dit vlak werden gezet in 2021 waaronder de identificatie van risico’s en beheersmaatregelen op vlak van zelfevaluatiethema 6 personeelsbeleid.  Het rapport bevat de effectieve rapportering over de beheersmaatregelen en aandachtspunten met een stand van zaken op vandaag. 

• Het thema 6 personeelsbeleid werd als eerste gekozen uit de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen van audit Vlaanderen - om rond te werken in het kader van de zelfevaluatie.
  Op basis van het zelfevaluatierapport rond thema 6 personeelsbeleid werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s :
  1. Geen garantie op continuïteit van dienstverlening
  2. Medewerkers raken gedemotiveerd doordat er geen mogelijkheden zijn tot jobrotatie of doorgroeien
  3. Niet goed functioneren van diensthoofden
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als ocmw.
  Elk van de onderdelen van het verbeteractieplan moeten nu verder worden omgezet of werden reeds omgezet in concrete acties op de werkvloer.

• Het thema 9 facilitaire middelen, opdrachten en contracten werd als tweede thema gekozen om rond te werken.
  Op basis van het zelfevaluatierapport rond thema 9 facilitaire middelen, opdrachten en contracten werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s :
  1. De kosten voor de organisatie lopen op omdat aankopen en overheidsopdrachten enkel op korte termijn worden bekeken
  2. Het budget blijkt ontoereikend voor een bepaald project
  3. Opdrachten worden niet of laattijdig uitgevoerd omdat niet duidelijk is wie verantwoordelijk is
  4. De organisatie heeft geen zicht op haar voorraden of materieel
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’ wordt een verbeteractieplan opgemaakt dat zowel geldig zal zijn voor gemeente als ocmw.
  Elk van de onderdelen van het verbeteractieplan zal verder omgezet worden in concrete acties op de werkvloer.
  
  
• Het thema 3 monitoring werd als derde thema gekozen om rond te werken.
  Het traject wordt gestart in juni 2022 met het uitsturen van de vragenlijst.

Mondelinge toelichting wordt gegeven door burgemeester Jos Sypré.

Verwijzingsdocumenten

• Rapport organisatiebeheersing 2021 (+ bijlagen bij het rapport).

Tussenkomsten

Er zijn geen tussenkomsten.

Neemt kennis

Artikel 1: Het rapport organisatiebeheersing 2021, zoals opgesteld door de algemeen directeur in overleg met het managementteam wordt ter kennis genomen. Dit rapport maakt integraal deel uit van deze OCMW-raadsbeslissing.
Artikel 2: Deze beslissing wordt ter kennis gebracht aan dhr. provinciegouverneur, zoals bepaald in artikel 330 e.v. van het decreet lokaal bestuur.

Aanleiding en/of bevoegdheid

Overeenkomstig artikel 186 decreet lokaal bestuur stelt de gemeenteraad de rechtspositieregeling vast. De rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel is van
rechtswege van toepassing op het personeel van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de gemeente bedient en dat een betrekking bekleedt die ook bestaat bij de gemeente. De raad voor maatschappelijk welzijn dient de rechtspositieregeling vast te stellen voor specifiek personeel, waaronder wordt verstaan het personeel dat een betrekking bekleedt die niet bestaat in de gemeente die het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn bedient (maatschappelijk assistenten).

Feiten en voorgeschiedenis

Aan de raad wordt voorgesteld om personeelsleden korting te geven voor het gebruik van de buitenschoolse kinderopvang. Als inrichtend bestuur van een buitenschoolse kinderopvang is het toegelaten om eigen medewerkers een max. van 30% korting te geven op het gewone tarief.  Het invoeren van een korting voor het gebruik van de buitenschoolse kinderopvang is een extra legaal voordeel dat interessant kan zijn om nieuwe (deeltijdse) medewerkers aan te trekken.

Regelgeving

Argumentatie

Als inrichtend bestuur kunnen we max. 30% korting geven op het gebruikerstarief van de eigen diensten op voorwaarde dat dit geldt voor alle personeelsleden van gemeente & OCMW, niet alleen de begeleiders van de kinderopvang. Het aanbieden van dergelijke korting kan een extra troef zijn voor het aantrekken van personeel. De korting geldt niet voor het gebruik van de dienst onthaalouders noch voor de speelpleinwerking omdat we dan in concurrentie zouden gaan met andere onthaalouders of andere aanbieders van vakantiewerking. Er wordt voorgesteld dat de korting wordt toegekend vanaf 01 juli 2022.

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door burgemeester Jos Sypré, bevoegd voor personeelsbeleid.

Verwijzingsdocumenten

• Schriftelijk akkoord van de vakorganisaties via mail van 3 mei 2022 (ACV Openbare Diensten) en van 4 mei 2022 (ACOD Lrb en VSOA)
• Advies van het MAT van 17 januari 2022.

Financiële impact

Er maken momenteel ongeveer 5 personeelsleden van het OCMW gebruik van de buitenschoolse kinderopvang.
Inkomsten van ongeveer € 1.450,00 op jaarbasis (= gemiddelde periode 2019-2021). 
Korting van 30% = € 435,00 minder inkomsten op jaarbasis.

Tussenkomsten

Er zijn geen tussenkomsten.

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikelen 77 en 78 van het decreet lokaal bestuur

Feiten en voorgeschiedenis

Het intergemeentelijk samenwerkingsverband Werkkracht 10 staat in voor de organisatie van wijk-werken en het opnemen van de regierol sociale economie in de Brugse regio. De modaliteiten werden vastgelegd in een beheersovereenkomst en er werd een beheerscomité samengesteld. Stad Brugge is de beherende gemeente van het samenwerkingsverband.

In de statuten van Werkkracht 10 is opgenomen dat de begroting van de organisatie van wijk-werken jaarlijks ter goedkeuring dient te worden voorgelegd aan de 10 deelnemende gemeenten.

De begroting 2022 van Werkkracht 10 werd op 23 februari 2022 door het beheerscomité goedgekeurd en wordt hierbij ook ter goedkeuring voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.

Regelgeving

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur

Argumentatie

Mondelinge toelichting wordt ter zitting gegeven door burgemeester Jos Sypré.

Verwijzingsdocumenten

Begroting Werkkracht 10 - 2022

Tussenkomsten

Er is een tussenkomst door raadslid Jef Vansteenhuyse beantwoord door burgemeester Jos Sypré.