De voorzitter opent de vergadering.
De notulen van de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 maart 2021 worden ter goedkeuring voorgelegd.
Artikelen 277 §1 en 278 §1 van het decreet lokaal bestuur
Ontwerpnotulen van de zitting van de raad voor maatschappelijk welziijn van 25 maart 2021
De notulen van de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 maart 2021 worden goedgekeurd.
Overeenkomstig de bepalingen van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 is organisatiebeheersing het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten.
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Voor het OCMW van Beernem werd tot nog toe geen kader voor organisatiebeheersing vastgelegd.
Begin 2018 voerde Audit Vlaanderen een thema-audit budgetbeheer uit bij het OCMW. Het auditrapport bevatte enkele aanbevelingen, waaronder het vastleggen van een duidelijk kader voor organisatiebeheersing (eventueel in samenwerking met de gemeente) dat ook ter goedkeuring dient te worden voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
In een schrijven van 08 juni 2020 m.b.t. de opvolging van de aanbevelingen n.a.v. de audit uit 2018 wees Audit Vlaanderen opnieuw op de decretale verplichting van het vaststellen van een algemeen kader.
Ondertussen werd een algemeen kader uitgewerkt. Het is gebaseerd op de "Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen", die in 2014 werd opgemaakt door Audit Vlaanderen en in 2018 werd geactualiseerd.
De leidraad fungeert voor Audit Vlaanderen als auditinstrument voor organisatie-audits bij lokale besturen.
Tegelijk is de leidraad voor organisaties een gids met doelstellingen rond organisatiebeheersing en met risico’s en beheersmaatregelen, die de organisatie ondersteunt bij het uitwerken van een kader voor organisatiebeheersing en het op punt stellen van haar organisatiebeheersingssysteem, alsook een zelfevaluatie-instrument om een beeld te krijgen over waar ze staat op het vlak van organisatiebeheersing.
De leidraad is opgebouwd rond de volgende tien thema's waarvoor telkens onderliggende doelstellingen, mogelijke risico's en potentiële beheersmaatregelen geformuleerd worden:
1: Doelstellingen- en procesmanagement
2: Belanghebbendenmanagement
3: Monitoring
4: Financieel Management
5: Organisatiestructuur
6: Personeelsbeleid
7: Organisatiecultuur
8: Informatie en communicatie
9: Facilitaire middelen, opdrachten en contracten
10: ICT.
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2019 en latere wijzigingen, in het bijzonder de artikelen 77 en 78 betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn, en de artikelen 217 tot en met 220, betreffende organisatiebeheersing.
Aangezien de leidraad van Audit Vlaanderen praktisch is, herkenbare thema's bevat en door Audit Vlaanderen gebruikt wordt als auditinstrument voor het uitvoeren van de organisatie-audits bij lokale besturen werd het algemeen kader voor organisatiebeheersing op basis van deze leidraad uitgewerkt.
Het kader omvat op maat uitgewerkte en vastgelegde afspraken over de wijze waarop op langere termijn aan de versterking van de organisatiebeheersing zal worden gewerkt.
Het bevat o.a. de volgende elementen:
Het kader heeft zowel betrekking op het OCMW als op de gemeente. Omwille van de sterke samenwerking tussen het OCMW en de gemeente, de vergaande eenmaking en centralisatie van de dienstverlening en de eenduidige operationele leiding, wordt geopteerd voor een uniform kader voor beide entiteiten.
Het managementteam verleende gunstig advies m.b.t. het kader voor organisatiebeheersing op 30 maart 2021.
Het vast bureau verleende gunstig advies in de zitting van 02 april 2021.
Mondelinge toelichting wordt ter zitting gegeven door burgemeester Jos Sypré.
Kader voor organisatiebeheersing
Er zijn geen tussenkomsten.
Artikel 1: Het algemeen kader voor organisatiebeheersing, zoals opgesteld door de algemeen directeur in overleg met het managementteam, wordt goedgekeurd. Dit kader maakt integraal deel uit van deze beslissing.
Artikel 2: Deze beslissing wordt ter kennis gebracht aan dhr. provinciegouverneur, zoals bepaald in artikel 330 e.v. van het decreet lokaal bestuur
Artikel 77 e.v. DLB
De Vlaamse regering heeft op 13 november 2020 de juridische contouren vastgelegd van de lokale bronopsporing en het lokale contactonderzoek in het kader van de coronacrisis. Ter ondersteuning van de centrale contactopsporing mobiliseert de Vlaamse regering de lokale besturen om bijkomend in te zetten op preventie, sensibilisering, bronopsporing, quarantainecoaching en contactonderzoek. De lokale besturen werken in al deze opdrachten ondersteunend en/of aanvullend op de centrale contactopsporing en de reeds bestaande initiatieven op het niveau van de eerstelijnszone. De initiatieven worden steeds genomen in overleg en samenwerking met het Agentschap Zorg en Gezondheid, het Consortium Contactopsporing, de lokale eerstelijnszorgraden (ELZ) en opgerichte COVID-19-teams.
De keuze die Beernem als lid van de ELZ WE 40 maakte, nl. optie 1 werd bekrachtigd door de raad voor maatschappelijk welzijn in de zitting van 17 december 2020. Alle lokale besturen van de ELZ WE 40 (Beernem, Jabbeke, Oostkamp en Zedelgem) verenigden zich om optie 1 voor de regio op zich te nemen met in deze Zedelgem als trekkende gemeente. De gemeente Zedelgem treedt in naam en voor rekening op van de lokale besturen Zedelgem, Beernem, Oostkamp en Jabbeke (= 'proeftuin Zedelgem'). Op basis van hun keuze engageren de lokale besturen zich om de verschillende taken op te nemen in hun gemeente en hiervoor zelf de nodige personeelscapaciteit en middelen te voorzien.
De keuze voor optie 1 betekent concreet dat we ons als lokaal bestuur engageren tot sensibilisering, preventie, bronopsporing en quarantainecoaching.
De taken moeten ondersteunend of aanvullend zijn op hetgeen in het werkveld reeds wordt gerealiseerd. De uitvoering ervan gebeurt ook steeds in samenwerking en overleg met de betrokken COVID19-team(s) binnen de zorgraden en het centraal contactcenter.
In beide opties wordt formeel afgestemd met het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG), het Consortium Contactopsporing en Smals door:
- het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst die concreet de op te nemen engagementen beschrijft;
- de vereiste toegangen tot de controletoren en/of het script- en formsplatform (voor wat de eigen gemeente of regio betreft) toe te kennen (verwerkersovereenkomsten of indien nodig, protocollen).
De samenwerkingsovereenkomst tussen de 'proeftuin Zedelgem' en het AZG werd ter kennisname voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn, het afsprakenkader en de verwerkersovereenkomst bronopsporing goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn in de zitting van 28 januari 2021.
Het protocol voor verdere maatregelen, het aanvraagformulier voor de interne controletoren en het aanvraagformulier voor het uitbraakvolgsysteem werden ter kennisname voorgelegd tijdens dezelfde zitting.
Op 19 maart 2021 werd een nieuw Besluit Vlaamse Regering genomen om de subsidiëring voor de lokale besturen die zich engageerden tot de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te verlengen van 01 april 2021 tot en met 30 juni 2021.
Met de ELZ WE40 werd afgesproken om de overeenkomst voor optie 1 te verlengen en een addendum ter goedkeuring aan de raad voor maatschappelijk welzijn voor te leggen.
De verlenging wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
Alle lokale besturen van de ELZ WE40 kozen voor optie 1 en om intergemeentelijk verder af te stemmen. De gemeente Zedelgem is trekkende gemeente.
De samenwerkingsovereenkomst tussen 'proeftuin Zedelgem' en het Agentschap Zorg en Gezondheid met in bijlage het afsprakenkader dat werd afgesproken tussen de zorgraad en de lokale besturen werd voorgelegd aan de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn.
De lokale besturen engageren zich om in het kader van dit besluit:
-1/ aan sensibilisering en preventie te doen door minstens de inwoners te informeren over het naleven van de zes gouden principes:
De lokale besturen hanteren hierbij een populatiegerichte aanpak met focus op de risicogroepen en de kwetsbare personen/groepen.
-2/ acties te ondernemen om de bronopsporing te versterken.
-3/ verbanden te leggen door analyse van de beschikbare gegevens, inclusief de gegevens verkregen uit de samenwerkingsovereenkomst met de zorgraad, waardoor ogenschijnlijk willekeurige besmettingen tot één en dezelfde bron kunnen worden teruggebracht om op die manier verdere verspreiding van COVID-19 te beperken door het aanpassen van het lokale beleid inzake infectiebestrijding. Wanneer ze hotspots detecteren, nemen ze eveneens maatregelen om deze te isoleren en zo mogelijk in te perken.
-4/ in te zetten op quarantaine-coaching. Ze informeren de inwoners wanneer tijdelijke afzondering van toepassing is, welke procedures gevolgd worden en welke activiteiten toegelaten of niet toegelaten zijn.
-5/ in het bijzonder in te zetten op kwetsbare personen en groepen. Ze zorgen voor informatie en contact op maat, bespreken met de betrokkene welke bijkomende hulp kan verstrekt worden en doen hiertoe het nodige zo de betrokkene hiermee heeft ingestemd. Deze hulp kan van allerlei aard zijn.
Het afsprakenkader binnen de zorgraad verduidelijkt de afspraken gemaakt met het COVID-19 Team van de ELZ WE40. Het afsprakenkader maakt als bijlage 1 integraal deel uit van de samenwerkingsovereenkomst.
In het afsprakenkader zijn concrete afspraken opgenomen waartoe de lokale besturen zich engageren om in overleg met het COVID 19-team binnen de zorgraad van de ELZ WE 40 de quarantainecoaching en bijzondere aandacht voor kwetsbare groepen en personen te versterken.
Het afsprakenkader en de verwerkersovereenkomst bronopsporing werden goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn van januari 2021.
Het protocol voor verdere maatregelen, het aanvraagformulier voor toegang toe de interne controletoren (voor de noodplanambtenaar) en het aanvraagformulier voor het uitbraakvolgsysteem (voor de noodplanambtenaar) werden ter kennisname voorgelegd. Dit zijn documenten die aan ons lokaal bestuur werden voorgelegd om in te vullen en te ondertekenen en om conform de GDPR en met respect voor de privacywetgeving te kunnen werken.
Op 19 maart 2021 werd een nieuw Besluit Vlaamse Regering genomen om de subsidiëring voor de lokale besturen die zich engageerden tot de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te verlengen van 01 april 2021 tot en met 30 juni 2021. Met de ELZ WE40 werd afgesproken om de overeenkomst voor optie 1 te verlengen en een addendum ter goedkeuring aan de raad voor maatschappelijk welzijn voor te leggen. De verlenging wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
Mondelinge toelichting wordt ter zitting gegeven door burgemeester Jos Sypré.
Addendum Samenwerkingsovereenkomst
Er zijn geen tussenkomsten door de raadsleden.
Artikel 1: De raad voor maatschappelijk welzijn beslist om het addendum, zoals toegevoegd als bijlage bij dit besluit, bij de samenwerkingsovereenkomst d.d. 17 december 2020, af te sluiten met het Agentschap Zorg en Gezondheid houdende het opnemen van complementaire engagementen in het kader van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 maart 2021 tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te versterken
Artikel 2: Deze beslissing wordt ter kennis gebracht van de heer provinciegouverneur, zoals bepaald in artikel 330 e.v. van het decreet lokaal bestuur.
Artikelen 77 en 78 e.v. van het decreet over het lokaal bestuur
Naar aanleiding van de samenwerking met Logo Brugge - Oostende rond gezondheid in de gemeente werd er een jaarschema uitgewerkt met acties.
Bij de opmaak van het jaarschema werd rekening gehouden met de opgelegde thema's vanuit het LOGO, alsook met de opmerkingen en/of suggesties van de verschillende partners waarmee wordt samengewerkt (zorginstellingen, scholen, politie,...).
Het thema voor de maand mei is "tabak". In deze maand zal Beernem als "Gezonde Gemeente" inzetten op "Generatie Rookvrij".
Een op de vijf Belgen rookt. Daarvan sterven per dag bijna 40 mensen door het gevolg van tabak. Ook beginnen elke week in België honderden kinderen en jongeren te roken. Aan de basis hiervan ligt een simpele logica: zien roken, doet roken. Een rookvrije omgeving moet de nieuwe norm worden!
Generatie Rookvrij is een brede beweging van burgers en organisaties die streven naar een samenleving waar niemand nog (over)lijdt aan de gevolgen van roken en meeroken.
Generatie Rookvrij wil ieder kind, geboren vanaf 2019, in elke fase van het opgroeien beschermen tegen tabaksrook, zodat rookvrij opgroeien vanzelfsprekend wordt en niet-roken de norm. Door niet meer te roken in het zicht van kinderen en kinderen een andere norm rond roken te leren, worden ze weerbaarder gemaakt om later zelf niet te gaan roken.
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen
Het vast bureau besliste in de zitting van 02 april 2021 om het charter "Generatie Rookvrij" te ondertekenen.
Door het ondertekenen van het charter "Generatie Rookvrij" onderschrijft Beernem de missie, de visie, de doelstellingen en de aanpak van de Alliantie voor een Rookvrije Samenleving. Beernem wordt partner van de Alliantie en engageert zich om samen werk te maken van een eerste Generatie Rookvrij.
De beslissing tot ondertekening van het charter wordt ter bekrachtiging aan de raad voor maatschappelijk welzijn voorgelegd.
Mondelinge toelichting wordt ter zitting gegeven door burgemeester Jos Sypré.
Er is een tussenkomst door raadsleden Roos Lambrecht en Lode Vanneste, beantwoord door burgemeester Jos Sypré.
Artikel 1: De raad voor maatschappelijk welzijn bekrachtigt de beslissing van het vast bureau d.d. 02 april 2021 tot ondertekening van het charter "Generatie Rookvrij".
Artikel 2: Deze beslissing wordt ter kennis gebracht van dhr. provinciegouverneur, zoals bepaald in artikel 330 en volgende van het decreet lokaal bestuur.
Sociale huurwoningen moeten worden voorbehouden voor de doelgroep die er effectief recht op heeft. Wie een sociale woning huurt, mag niet tegelijkertijd een eigen woning bezitten. De controle op binnenlands onroerend bezit kan door de sociale verhuurder eenvoudig via de Kruispuntbank Sociale Zekerheid gecontroleerd worden. Voor buitenlandse eigendommen is dat niet zo eenvoudig omdat de FOD Financiën vaak niet over de nodige gegevens beschikt. Hierdoor is het noodzakelijk om ter plaatse in het buitenland na te gaan of iemand dergelijk bezit al dan niet heeft. Dat vereist niet enkel de effectieve controle in het buitenland, maar ook de kennis van de praktijken en de regelgeving van al die verschillende landen.
Vlaams minister van Wonen Matthias Diependaele, stelt een raamovereenkomst ter beschikking van sociale verhuurders die onderzoek voeren naar buitenlands bezit. Daarnaast worden sociale verhuurders, die onderzoek laten doen naar buitenlands onroerend bezit van sociale huurders, financieel ondersteund door tussenkomsten in de kosten van dat onderzoek.
De N-VA-fractie is ervan overtuigd dat sociale huurwoningen moeten worden voorbehouden voor de doelgroep die er effectief recht op heeft. Om die reden werkt het sociaal huurstelsel ook met voorwaarden rond onroerend bezit: wie over een woning of bouwperceel beschikt, heeft geen sociale huurwoning nodig. Elke vorm van fraude moet maximaal worden uitgesloten.
Om praktische belemmeringen weg te nemen, heeft de Vlaamse overheid (VMSW) een raamovereenkomst met private onderzoeksbureaus afgesloten die gespecialiseerd zijn in het onderzoek naar onroerende goederen in het buitenland. Wie een sociale woning verhuurt zal, zonder administratieve rompslomp, een beroep kunnen doen op deze private onderzoeksbureaus wanneer er vermoedens zijn van buitenlands bezit bij sociale huurders. In totaal zullen er via de raamovereenkomst in 41 landen onderzoeksopdrachten kunnen worden uitgevoerd.
Om ook de financiële drempels maximaal weg te nemen, voorziet minister Diependaele een subsidie voor sociale verhuurders die een beroep doen op het raamcontract. Vorig jaar al besliste de Vlaamse Regering om vanaf 2021 een bedrag van 5 miljoen euro uit te trekken ter ondersteuning van buitenlands fraudeonderzoek.
Er wordt voorgesteld om aan de vertegenwoordigers van de gemeente Beernem in de raad van bestuur van de sociale huisvestingsmaatschappij Vivendo en het sociaal verhuurkantoor Sovekans de opdracht te geven om de mogelijkheid te onderzoeken in te tekenen op de raamovereenkomst van de Vlaamse Regering om het onderzoek van sociale verhuurders naar buitenlandse eigendommen van sociale huurders te ondersteunen.
Mondelinge toelichting wordt ter zitting gegeven door raadslid Gijs Degrande.
Er is een tussenkomst door burgemeester Jos Sypré, beantwoord door raadslid Gijs Degrande.
Artikel 1: De behandeling van dit agendapunt wordt uitgesteld voor nader onderzoek.
Artikel 2: Deze beslissing wordt ter kennis gebracht van de heer provinciegouverneur, zoals bepaald in artikel 330 e.v. van het decreet lokaal bestuur.
De vragen en suggesties, ingediend door de raadsleden, worden besproken.
Er werden noch vragen, noch suggesties ingediend.
De voorzitter sluit de vergadering.
Namens OCMW-raad,
Els Declerck
algemeen directeur
Kris Vincke
voorzitter