Notulen  gemeenteraad

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikel 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur.

Feiten en voorgeschiedenis

De jaarrekening 2023 en de daarbij horende bijlagen werden opgemaakt door de financieel directeur. Aan de raadsleden werden de documenten tijdig ter beschikking gesteld.
De raadsleden konden eveneens een gedrukte versie van de jaarrekening opvragen bij de financieel directeur.

De jaarrekening bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting. De documentatie omvat de achtergrondinformatie die nuttig is om de jaarrekening te beoordelen, zonder dat ze essentieel is voor de beoordeling die de raadsleden moeten maken, aangezien de essentiële informatie in het beleidsrapport is opgenomen.

De jaarrekening wordt vastgesteld voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft.

De jaarrekening 2023 dient vastgesteld te worden voor het luik gemeente door de gemeenteraad (opsplitsing in schema J3).

De gemeenteraad dient ook goedkeuring te geven over het luik OCMW dat door de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 juni 2024 werd vastgesteld.

Regelgeving

• Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.
• Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 en latere wijzigingen betreffende de beleids- en beheercyclus van de lokale besturen.
• Ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de BBC van de lokale besturen.

Argumentatie

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door schepen Patricia Waerniers, bevoegd voor financiën.

Verwijzingsdocumenten

• Jaarrekening - financiële bundel
• Jaarrekening - doelstellingenrealisaties

Tussenkomsten

Er zijn tussenkomsten door raadsleden Jef Vansteenhuyse en Gijs Degrande beantwoord door schepenen Patricia Waerniers, Jan Vanassche, Vicky Reynaert en burgemeester Jos Sypré.

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikelen 40 e.v. DLB

Feiten en voorgeschiedenis

Het meerjarenplan 2020-2025 voor gemeente en OCMW Beernem werd vastgesteld en goedgekeurd in de zitting van 19 december 2019.

De aanpassing 6 van het meerjarenplan 2020-2025 voor gemeente en OCMW werd vastgesteld en goedgekeurd in de zitting van 14 december 2023.

De aanpassing 7 van het meerjarenplan 2020-2025 voor de gemeente Beernem wordt in deze zitting ter vaststelling voorgelegd aan de gemeenteraad.

De nodige documentatie werd vooraf aan de gemeenteraadsleden bezorgd volgens de wettelijk voorgeschreven termijnen.

Argumentatie

Het meerjarenplan bestaat uit drie onderdelen:
1. de strategische nota;
2. de financiële nota, die bestaat uit:
    a. het financiële doelstellingenplan (schema M1);
    b. de staat van het financieel evenwicht (schema M2);
    c. het overzicht van de kredieten (schema M3);
3. de toelichting.

De gemeenten en de OCMW’s hebben een geïntegreerd meerjarenplan, maar hebben hun eigen bevoegdheden voor de vaststelling ervan. Zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn moet eerst zijn eigen deel van (de aanpassing van) het meerjarenplan vaststellen. Daarna kan de gemeenteraad (de aanpassing van) het deel van het meerjarenplan dat de raad voor maatschappelijk welzijn heeft vastgesteld, goedkeuren, waardoor het (aangepaste) meerjarenplan definitief is vastgesteld.
De goedkeuring van de gemeenteraad is nodig omdat de gemeente de financiële gevolgen moet dragen van de keuzes die de raad voor maatschappelijk welzijn maakt.
Die besluitvorming kan het best als volgt verlopen:
• de raad voor maatschappelijk welzijn stelt eerst zijn deel van (de aanpassing van) het meerjarenplan vast;
• de gemeenteraad stelt vervolgens zijn deel van (de aanpassing van) het meerjarenplan vast;
• de gemeenteraad keurt ten slotte het deel goed dat de raad voor maatschappelijk welzijn heeft vastgesteld.

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door schepen Patricia Waerniers, bevoegd voor financiën.

Verwijzingsdocumenten

• aanpassing 7 van het meerjarenplan Beernem 2020-2025
• schema M2: staat van het financieel evenwicht
• overzicht wijzigingen tabel investeringen

Tussenkomsten

Er zijn tussenkomsten door raadsleden Jef Vansteenhuyse en Gijs Degrande beantwoord door schepenen Patricia Waerniers, Jan Vanassche, Vicky Reynaert en burgemeester Jos Sypré.

Aanleiding en/of bevoegdheid

• Artikel 40 van het decreet lokaal bestuur
• Titel 3.5. De gemeentelijke dotatie aan de Politieraad, 3.5.1. overeenstemming tussen politiebegroting en gemeentebegroting van de omzendbrief BA-2002/12 van 27 september 2002

Feiten en voorgeschiedenis

In Titel 3.5 "De gemeentelijke dotatie aan de Politieraad, 3.5.1. Overeenstemming tussen politiebegroting en gemeentebegroting van de omzendbrief BA-2002/12 van 27 september 2002" wordt bepaald dat het ten stelligste aanbevolen is dat de gemeentelijke dotatie aan de politiezone vastgesteld wordt in een afzonderlijke gemeenteraadsbeslissing, vooraleer zowel de politiezone als de gemeente zelf een beslissing treffen over de politiebegroting, respectievelijk de gemeentebegroting.

Uitgaande van de autonomie van de gemeente is het aangewezen dat de gemeente zich akkoord verklaart met de gemeentetoelage die in de begroting 2024 van de politiezone Het Houtsche ingeschreven zal worden. 

De ontwerp-politiebegrotingswijziging 2024 werd ontvangen op 06 mei 2024.

Regelgeving

• Artikel 33 van het decreet lokaal bestuur.
• Omzendbrief BB-2015/02 van 10 juli 2015 betreffende de onderrichtingen voor het  aanpassen van meerjarenplannen en het opstellen van de budgetten 2016 van de gemeenten van het Vlaams Gewest.
• Omzendbrief BA-2002/12 van 27 september 2002 houdende wijzigingen aan het decreet van 28 april 1993 door het decreet van 15 juli 2002 houdende het administratief toezicht op de gemeenten en de politiezones.

Argumentatie

De gemeenteraad dient over te gaan tot het vaststellen van de gemeentelijke toelage aan de politiezone Het Houtsche zoals blijkt uit de begrotingswijziging 2024 van de politiezone Het Houtsche.

De exploitatietoelage bedraagt € 1.422.077 (een verlaging met € 106.720,00 ten opzichte van de voorziene dotatie in het oorspronkelijk budget 2024).
De investeringstoelage blijft ongewijzigd op € 0,00.

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door burgemeester Jos Sypré, bevoegd voor bestuurlijke politie.

Verwijzingsdocumenten

Politie: begrotingswijziging dienstjaar 2024

Financiële impact

Financieel advies: akkoord

Tussenkomsten

Er zijn geen tussenkomsten.

Aanleiding en/of bevoegdheid

Het decreet lokaal bestuur verplicht de lokale besturen om een intern controlesysteem op te bouwen en daarover jaarlijks te rapporteren uiterlijk op 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Feiten en voorgeschiedenis

In de gemeenteraadszitting van 22 april 2021 werd het algemeen kader voor organisatiebeheersing goedgekeurd. Het kader omvat op maat uitgewerkte en vastgelegde afspraken over de wijze waarop op langere termijn aan de versterking van de organisatiebeheersing zal worden gewerkt.

Het bevat o.a. de volgende elementen:

• het model dat wordt gehanteerd (= Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen van Audit Vlaanderen);
• de periodiciteit waarmee de werking wordt geëvalueerd;
• de aanpak en verantwoordelijkheden in verband met organisatiebeheersing;
• de wijze waarop de algemeen directeur aan het politieke niveau rapporteert over de organisatiebeheersing.

Het gewijzigde kader heeft zowel betrekking op de gemeente als op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Omwille van de sterke samenwerking tussen de gemeente en het OCMW, de vergaande eenmaking en centralisatie van de dienstverlening en de eenduidige operationele leiding, werd geopteerd voor een uniform kader voor beide entiteiten.

De rapportering voor 2021-2024 wordt ter kennisname aan de gemeenteraad voorgelegd.

Regelgeving

Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, in het bijzonder de artikelen 40 en 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad, en de artikelen 217 tot en met 220, betreffende organisatiebeheersing.

Argumentatie

Het rapport organisatiebeheersing geeft weer welke stappen er op dit vlak werden gezet in 2021, 2022, 2023 en in het voorjaar van 2024 waaronder de identificatie van risico’s en beheersmaatregelen op vlak van volgende zelfevaluatiethema's: thema 6 personeelsbeleid, thema 9 facilitaire middelen, opdrachten en contracten, thema 3 monitoring, thema 1 doelstellingenmanagement, thema 2 belanghebbendenmanangement, thema 4 financieel management. Het rapport bevat de effectieve rapportering over de beheersmaatregelen en aandachtspunten met een stand van zaken op vandaag. 

• Het thema 6 personeelsbeleid werd als eerste gekozen uit de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen van audit Vlaanderen - om rond te werken in het kader van de zelfevaluatie.
  Op basis van het zelfevaluatierapport werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s:
  01. Geen garantie op continuïteit van dienstverlening
  02. Medewerkers raken gedemotiveerd doordat er geen mogelijkheden zijn tot jobrotatie of doorgroeien
  03. Niet goed functioneren van diensthoofden
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  
  
• Het thema 9 facilitaire middelen, opdrachten en contracten werd als tweede thema gekozen om rond te werken.
  Op basis van het zelfevaluatierapport werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s:
  01. De kosten voor de organisatie lopen op omdat aankopen en overheidsopdrachten enkel op korte termijn worden bekeken
  02. Het budget blijkt ontoereikend voor een bepaald project
  03. Opdrachten worden niet of laattijdig uitgevoerd omdat niet duidelijk is wie verantwoordelijk is
  04. De organisatie heeft geen zicht op haar voorraden of materieel
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  
  
• Het thema 3 monitoring werd als derde thema gekozen om rond te werken.
  Op basis van het zelfevaluatierapport werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s:
  01. De organisatie beschikt niet over de informatie om de realisatie van haar doelstellingen en haar dienstverlening op te volgen.
  02. De organisatie weet niet of de dienstverlening efficiënt en effectief verloopt.
  03. Dezelfde gegevens worden dubbel geregistreerd
  04. Het meetsysteem is niet aangepast aan de organisatie waardoor het niet of foutief gebruikt wordt
  05. Beslissingen worden genomen op basis van foutieve of niet relevante rapporten
  06. Medewerkers weten niet hoe/waar ze de gegevens moeten bijhouden, registreren of ingeven in het meetsysteem
  07. Er zijn rapportgegevens beschikbaar maar ze worden niet gemonitord
  08. De organisatie weet niet of de dienstverlening efficiënt en effectief verloopt.
  09. Diensten worden apart gemonitord, waardoor de opvolging van de organisatie als geheel niet of onvoldoende gebeurt
  10. De organisatie kan haar doelstellingen onvoldoende realiseren omdat de monitoring niet systematisch wordt bijgestuurd.
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  
  
• Het thema 1 doelstellingen- en procesmanagement werd als vierde thema gekozen om rond te werken.
  Op basis van het zelfevaluatierapport werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s:
  01. De toekomstfocus is niet gekend
  02. Doelstellingen houden onvoldoende rekening met de context van de organisatie
  03. De doelstellingen zijn onvoldoende gekend bij de belanghebbenden, zowel intern en extern
  04. De financiële gevolgen van de doelstellingen zijn niet realistisch ingeschat
  05. De organisatie kan haar doelstellingen onvoldoende realiseren omdat het (beleids-)planningsproces niet systematisch wordt bijgestuurd
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  
  
• Het thema 2 belanghebbendenmanagement werd als vijfde thema gekozen om rond te werken.
  Op basis van het zelfevaluatierapport werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s:
  01. De organisatie vergeet belangrijke belanghebbenden bij de uitbouw van haar dienstverlening
  02. De samenwerking tussen politieke organen en administratie verloopt ongestructureerd en verschilt sterk van dienst tot dienst.
  03. Mogelijke synergiën tussen gemeente en OCMW worden nog te weinig benut.
  04. De organisatie weet niet welke samenwerkingen allemaal lopen
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  
  
• Het thema 4 financieel management werd als zesde thema gekozen om rond te werken. Het traject werd gestart in februari 2024 met het uitsturen van de vragenlijst. De antwoorden worden geanalyseerd. In een volgende stap zal een stuurgroepvergadering georganiseerd worden en een zelfevaluatierapport en verbeteractieplan opgemaakt worden.

Mondelinge toelichting wordt ter zitting gegeven door burgemeester Jos Sypré, bevoegd voor algemeen bestuur en beleid.

Verwijzingsdocumenten

• Rapport organisatiebeheersing 2021-2024 (+ bijlagen bij het rapport).

Tussenkomsten

Er zijn tussenkomsten door raadsleden Lode Vanneste en Branco François beantwoord door burgemeester Jos Sypre en algemeen directeur Els Declerck. 

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikel 40 e.v. van het decreet over het lokaal bestuur

Feiten en voorgeschiedenis

De Vlaamse Overheid lanceerde de oproep ‘Verlenging – Digibanken’ voor bijkomende ondersteuning van de bestaande digibankenprojecten in 2025 en 2026.

Er zal opnieuw verder gewerkt worden aan de 3 doelstellingen van een digibank.

• Duur: 19 maanden (van 01 januari 2025 tot en met 31 juli 2026)
• Subsidie: maximaal € 500.000,00 per Digibank.

Voor deze oproep zal met resultaatsverbintenis gewerkt worden:

o Een basisbedrag van € 350.000,00 wanneer tot 1000 gebruikers bereikt worden.
o Een tweede schijf van € 100.000,00 wanneer 1001 tot 1500 gebruikers bereikt worden.
o Een derde schijf van € 30.000,00 wanneer 1501 tot 1750 gebruikers bereikt worden.
o Een vierde schijf van € 20.000,00 wanneer meer dan 1750 gebruikers bereikt worden.

Er is geen cofinanciering nodig.

Regelgeving

Artikel 40 e.v. van het Decreet over het lokaal bestuur

Argumentatie

In een eerste fase (2023) werd een aanvraag ingediend waarin de ambitie om het digibankproject na 31 december 2024 te verlengen werd gemotiveerd (CBS/2023/1704). De Vlaamse Overheid keurde op 21 december 2023 deze aanvraag goed. De goedgekeurde projecten krijgen de mogelijkheid om de opgebouwde dienstverlening te verlengen met anderhalf jaar, zodat zij voldoende tijd krijgen om de activiteiten te verankeren in de lokale werking en zo het project te verduurzamen.

In de tweede fase (2024) vraagt de Vlaamse overheid om de samenwerking te formaliseren.

Indienen finale documenten:

• Via PLATOS
• Deadline: 01 september 2024
• Promotor dient in namens partnerschap
• Documenten
• Samenwerkingsovereenkomst
• Samenwerkingsstrategie
• Begroting
• Planning
• RSZ-schuldenattest (per partner die middelen ontvangt)
• Btw-verklaring (per partner die middelen ontvangt)

In een derde fase (2025 - medio 2026) voeren de digibankprojecten hun dienstverlening, zoals voorzien in de goedgekeurde samenwerkingsstrategie en -overeenkomst, uit.

Aan de gemeenteraad wordt de goedkeuring gevraagd van de samenwerkingsovereenkomst die als basis dient voor de partners in het project Digibank Brugge West.

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door schepen Vicky Reynaert, bevoegd voor inclusie.

Verwijzingsdocumenten

• Samenwerkingsstrategie

• Samenwerkingsovereenkomst

• Begroting

• Planning

• Stand van zaken implementatietraject

Financiële impact

Er wordt geen inbreng van eigen middelen verwacht. De subsidie van € 500.000,00 wordt voldoende geacht om dit traject af te werken.

Tussenkomsten

Er zijn geen tussenkomsten.

Aanleiding en/of bevoegdheid

De huidige verreiker (Merlo) is van het bouwjaar 2004 en heeft ongeveer 11.000 draaiuren. 

Deze wordt dagelijks gebruikt door de technische dienst. De Merlo wordt binnen de technische dienst ingezet, laden van steenslag, veegafval, zout, dolomiet, houtschors, opkorten boxen etc... Door verstrengde veiligheidswetgeving is het economisch en praktisch niet te verantwoorden om een verreiker aan te kopen die ook kan ingezet worden als hoogwerker.

Bij de overdracht van het recyclagepark werd beslist om over te gaan tot de aankoop van een nieuw toestel aangepast aan de huidige wetgeving en de noden van de technische dienst.

Feiten en voorgeschiedenis

CBS/2023/517 Overdracht beheer recyclagepark - aanpassingen recyclagepark

Regelgeving

• Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;
• Wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 143.000,00 niet);
• Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;
• Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 90, 1°;
• Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad;
• Bestuursdecreet van 7 december 2018;
• Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

Argumentatie

Er heeft binnen de technische dienst een uitgebreide behoefteanalyse en marktverkenning plaatsgevonden. Het verslag 'marktverkenning' werd als bijlage toegevoegd. Doordat we winterpermanentie in eigen beheer (laden zout in strooicontainer) doen dienen we over een voertuig te beschikken wat ± 2 ton kan storten met een vrije uitval 3 m.

Na intern beraad werd een lastenboek opgesteld om een verreiker aan te kopen met een minimaal hoogtebereik van 6m en minimale last van 3,2 ton. 

De configuratie wordt afgestemd op de noden van de technische dienst, op de wensen en bezorgdheden van de betrokken medewerkers. 

De aankoop van deze verreiker past in de lange termijn visie rond duurzaam onderhoud van het openbaar terrein waarin waarbij een balans wordt gezocht tussen werken in eigen beheer uitvoeren en samenwerking met de private markt. De aankoop van dit voertuig past in een rationalisatie oefening van de voertuigen. 

In bijlage het bestek voor de aankoop van de verreiker.

Aan het college wordt gevraagd om dit bestek ter goedkeuring samen met het voorstel tot gunningswijze -onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking -voor te leggen aan de gemeenteraad van 19 april 2024.

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door schepen Claudio Saelens, bevoegd voor technische dienst en openbare werken.

Verwijzingsdocumenten

• marktverkenning
• bestek

Financiële impact

Advies financiële dienst: De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het meerjarenplan 2020-2025 op budgetcode 0200-00/2430200 van de buitengewone dienst.

Tussenkomsten

Er zijn geen tussenkomsten.

Aanleiding en/of bevoegdheid

• Artikels 40 en 41 van het decreet voor lokale besturen.
• Meerjarenplan: Actieplan 12.2: We ontwikkelen een planologische visie op dorpskernen

Feiten en voorgeschiedenis

In het meerjarenplan 2020-2025 werd als actie de opmaak van een planologische visie op de gewenste woontypologie in de dorpskernen opgenomen met onder meer het aanduiden van zones waar meergezinswoningen toegelaten zijn, een visie op de gewenste bouwhoogtes en het gabariet van nieuwe bouwvolumes binnen de zone voor meergezinswoningen en het al dan niet toelaten van het opsplitsen van bestaande woningen in meerdere entiteiten.

De opdracht werd toegewezen aan de West-Vlaamse Intercommunale (WVI). Het ontwerp 'visie woontypologie' werd opgemaakt voor de dorpskernen Oedelem, Sint-Joris en Oostveld.

De GECORO heeft op 30 januari 2024 advies uitgebracht:

• Voor de dorpskern Oedelem werd geoordeeld dat een verdere uitwerking van de studie nodig is om een advies te kunnen uitbrengen.
• Voor de dorpskern Oostveld werd een gunstig advies gegeven op het ontwerp en geadviseerd om enkel grondgebonden woningen toe te laten, behalve in erfgoedpanden. In erfgoedpanden zijn kleine verdichtingsprojecten mogelijk indien de erfgoedwaarden behouden blijven.
  Het gabariet van eengezinswoningen, zoals vastgelegd in 2005, kan nog steeds worden aangehouden.
• In de dorpskern Sint-Joris moet de eigenheid van de eengezinswoningen behouden blijven. De GECORO is van oordeel dat er geen bijkomende meergezinswoningen toelaatbaar zijn. Enkel verdichtingsprojecten in erfgoedpanden zijn mogelijk indien de erfgoedwaarde behouden blijft.
  Het gabariet van eengezinswoningen, zoals vastgelegd in 2005, kan nog steeds worden aangehouden.
  De Kooldreef is de enige groene ruimte in de kern van Sint-Joris. Deze moet behouden blijven als groene as. De GECORO is van oordeel dat er geen verdichtingsprojecten aanvaardbaar zijn en er geen bebouwing mag toegelaten worden.

Het college treedt het advies van de GECORO bij. De visie woontypologie voor de kern van Oedelem wordt verder uitgewerkt. De visie woontypologie voor de kernen Oostveld en Sint-Joris is aangepast aan het advies van de GECORO.

De visie treedt onmiddellijk in werking voor alle nieuwe projecten. Dit geldt niet voor ontwerpen die al besproken werden in het college.

De visie woontypologie voor de dorpskernen Sint-Joris en Oostveld wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.

Argumentatie

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door schepen Jan Vanassche, bevoegd voor ruimtelijke ordening en wonen.

Verwijzingsdocumenten

• Visie woontypologie dorpskernen Sint-Joris en Oostveld
• Uittreksel verslag GECORO van 30 januari 2024

Tussenkomsten

Er zijn tussenkomsten door raadslid Gijs Degrande beantwoord door schepen Jan Vanassche.

Aanleiding en/of bevoegdheid

Op 19 maart 2023 trad het Regiodecreet van 03 februari 2023 in werking. Insteek hiervan is dat regio’s beter en efficiënter zouden kunnen samenwerken. In de regio Brugge vindt al sinds 2020 een regiowerking ICT plaats met daarin vertegenwoordigers ICT van alle gemeenten binnen de referentieregio Brugge. Op dit overleg wordt kennis en ervaring uitgewisseld en gaan we na op welke wijze we elkaar kunnen versterken of samenwerken.

Feiten en voorgeschiedenis

In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook General Data Protaction Regulation (GDPR) genoemd, is het noodzakelijk dat elke organisatie over een Data Protection Officer (DPO) beschikt die ervoor moet zorgen dat de richtlijnen geraadpleegd worden. Zeker in het geval van digitale dienstverlening waar burgers persoonlijke gegevens moeten delen, wordt dit steeds belangrijker. Naast het aspect informatieveiligheid en gegevensbescherming worden de uitdagingen rond cyberveiligheid steeds groter waardoor het nodig is om de risico’s te inventariseren, hierover te adviseren en te zorgen voor de nodige bewustmaking bij alle gebruikers. Zo trachten we de risico’s te beperken.

Regelgeving

• Artikel 40 e.v. van het decreet voor het lokaal bestuur
• Regiodecreet

Argumentatie

Binnen de regiowerking ICT Brugge gaven meerder lokale besturen aan dat er een dringende nood is om een nieuwe DPO aan te stellen die ingezet kan worden voor zowel informatieveiligheid en gegevensbescherming, alsook voor de uitdagingen rond cyberveiligheid. Een samenwerking tussen de lokale besturen van de referentieregio geniet de voorkeur. Het is immers een grote uitdaging om dergelijk profiel op de arbeidsmarkt te vinden.

Vanuit gemeente Beernem wordt sterk gestimuleerd om in te zetten op samenwerking binnen de regio.

Momenteel wordt de DPO-functie opgenomen door een interne medewerker van de dienst Informatica. Na aanwerving van een regionale DPO zal de medewerker met de vrijgekomen uren zijn tijd volledig kunnen besteden aan ICT-systeembeheertaken.

Uitwerking

De deelnemende lokale besturen organiseren samen een DPO-werking in de referentieregio Brugge. De regionale DPO-werking heeft tot doel om, via de aanwerving van één DPO voor de regio, in te zetten op een gemeenschappelijke aanpak van juridische vragen, uitstippelen en adviseren van een eenduidig beleid, bewustmaking rond cybersecurity, en alle regionaal te behandelen vragen rond het thema van digital protection en cybersecurity.

Er wordt bewust gekozen om verder in te zetten op een regionaal verhaal, waar verankering binnen de lokale besturen van de referentieregio een absolute meerwaarde is. Deze samenwerking is toekomstgericht en resulteert in een brede kennisdeling, het efficiënt inzetten van personeelsmiddelen en een gelijke kostenverdeling over de deelnemende lokale besturen. Het ligt in lijn met het regionaal HR doorbraakproject.

De DPO-werking voor regio Brugge wordt in zijn totaliteit aangestuurd door een stuurgroep; dit zal plaatsvinden binnen het overleg van de regiowerking ICT Brugge. Elk deelnemend lokaal bestuur kan een vertegenwoordiger aanduiden voor de stuurgroep in de regiowerking ICT. De stuurgroep rapporteert aan het Burgemeestersoverleg Regio Brugge.

De stad Brugge treedt op als beherende gemeente. De kosten zullen door de stad Brugge aan de deelnemende lokale besturen worden gefactureerd op het einde van het kalenderjaar. Voor de verdeling van de kosten wordt uitgegaan van de reële kost (loonkost, opleidingen, verplaatsingen …) voor het afgelopen kalenderjaar. De geraamde bijdrage voor elke gemeente bedraagt 11.000,00 euro per jaar.

De samenwerkingsovereenkomst bekrachtigt het afsprakenkader tussen de deelnemende lokale besturen. Het wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad van ieder deelnemend lokaal bestuur. Volgende lokale besturen nemen deel: Beernem, Brugge, Damme, Jabbeke, Knokke-Heist, Oostkamp, Zedelgem.

Advies personeelszaken
Akkoord met instap in de regiowerking mits de taken opgenomen in de functiebeschrijving (in bijlage) worden overgenomen door de regiowerking. Afvaardiging naar stuurgroep van een van de IT'ers is aanbevolen.

Mondelinge toelichting wordt ter zitting gegeven door burgemeester Jos Sypré, bevoegd voor ICT.

Verwijzingsdocumenten

• Samenwerkingsovereenkomst
• Functieomschrijving DPO

Financiële impact

Advies financiële dienst: 

Er is geen budget voorzien in het meerjarenplan 2020-2025. Het nodige budget zal moeten voorzien worden bij meerjarenplanaanpassing.

Tussenkomsten

Er zijn tussenkomsten door raadslid Branco François beantwoord door burgemeester Jos Sypré.

Aanleiding en/of bevoegdheid

Beernem is lid van de interlokale vereniging burensportdienst. In de zitting van 19 september 2019 werd door de gemeenteraad de verlenging/heroprichting van de interlokale burensportvereniging IGOS goedgekeurd.

Feiten en voorgeschiedenis

Overeenkomstig de artikelen 13 en 18 van de afgesloten overeenkomst van de interlokale vereniging "burensportdienst IGOS" dient de jaarrekening van de interlokale vereniging ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de gemeenteraden van de participerende steden en gemeenten en dient de jaarlijkse evaluatie te gebeuren door de bespreking van het jaarverslag.

De rekening is goedgekeurd indien de gewone meerderheid van de gemeenteraden van de deelnemende steden en gemeenten goedkeurt. Het eventueel positief resultaat van de rekening blijft in de vereniging.

Regelgeving

Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald de artikelen 40 en 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad en de artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

Argumentatie

De jaarrekening en het jaarverslag 2023 worden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.  De algemene vergadering vond plaats in Damme op 27 februari 2024.

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door schepen Patricia Waerniers, bevoegd voor sport.

Verwijzingsdocumenten

• Jaarverslag 2023
• Jaarrekening 2023

Tussenkomsten

Er is een tussenkomst door raadslid Lode Vanneste beantwoord door schepen Patricia Waerniers. 

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikel 40 e.v. van het decreet over het lokaal bestuur

Feiten en voorgeschiedenis

Op dinsdag 10 oktober 2023 vond een overleg plaats met een aantal mensen van het bestuur van VVC Beernem, de schepen van sport en de beleidscoördinator Mens omtrent de terreinen en de accommodatie.

Na de problemen van afgelopen zomer en het niet beschikbaar zijn van de terreinen in september, lagen de terreinen er op dat moment vrij goed en de vereniging wenste vooruit kijken.

De beregeningsinstallatie werkt goed op sportpark Drogenbrood, de oplevering is intussen gebeurd.

De vereniging deed volgend voorstel:

• ze willen zelf instaan voor het onderhoud van de terreinen op zich: bemesting, beregening, maaien, ...;
• de zone buiten de terreinen en rond afsluitingen (met bosmaaier) zouden ze overlaten aan de gemeente;
• aanleg door een door de gemeente aangestelde firma aanhouden (op heden is men heel erg tevreden van Lavagro)

Samengevat: de technische dienst zorgt voor de jaarlijkse heraanleg, de vereniging zorgt voor het dagelijks onderhoud.
In ruil voor hun inspanningen en eventuele investeringen die ze hiervoor gaan moeten doen, vragen ze of de gemeente op een of andere manier kan tussenkomen.

Regelgeving

Artikel 40 e.v. van het decreet over het lokaal bestuur

Argumentatie

De diensten hebben de vraag van de vereniging bekeken en zijn voorstander van het voorstel van de vereniging. Dit zou immers extra marge geven aan de groendienst. Echt financiële winst zal dit niet opleveren, maar er zal meer tijd zijn voor andere taken die het openbaar groen ten goede kunnen komen. De diensten zouden hierdoor voor een stuk ook ontlast worden (coördinator groen, de sportdienst, ...), er zouden geen meststoffen meer moeten aangekocht worden door de gemeente en de verantwoordelijkheid wordt bij de vereniging gelegd.

De diensten wilden dit opentrekken en de mogelijkheid aanbieden aan alle voetbalverenigingen op Beernems grondgebied om deze werkwijze toe te passen. De gemeente wil de verenigingen de keuze laten om hierin in te stappen.

Diegene die de huidige werkwijze verder willen hanteren gaan dan akkoord dat de gemeente voorziet in het dagelijks onderhoud. In dit dagelijks onderhoud zit:

• bemesting volgens noodzaak
• 1 maaibeurt per week (uitbreiding is niet mogelijk met huidige bezetting)

Voor de verenigingen die graag zelf instaan voor het onderhoud wordt met een overeenkomst gewerkt waarin ook een vergoeding in opgenomen is. De vergoeding is als volgt voorzien:

Na de principiële goedkeuring door het college van 10 november 2023 en de principiële goedkeuring van de grootorde van tussenkomst op het college van 19 januari 2024, werd het voorstel gedaan aan alle voetbalverenigingen op Beernems grondgebied (zie mail in bijlage).

VVC stapte intussen in. Die overeenkomst werd op de gemeenteraad van mei goedgekeurd.

Nu uitte ook KFC Sint-Joris interesse voor sportpark Overleie.

Voor de geïnteresseerde vereniging werd een overeenkomst opgesteld. Aan de gemeenteraad wordt goedkeuring gevraagd voor deze overeenkomst.

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door schepen Patricia Waerniers, bevoegd voor sport.

Verwijzingsdocumenten

• overeenkomst voetbalterreinen sportpark Overleie.pdf
• plannetje sportpark Overleie.pdf
• mail 22.01.2024 - interessepeiling vergoeding onderhoud voetbalterreinen.pdf

Financiële impact

Advies financieel directeur

Budget zal moeten voorzien worden in de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan.
Dit kan gerealiseerd worden met het boni van de rekening 2023 van de gemeente.

Tussenkomsten

Er zijn geen tussenkomsten.

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikel 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur

Feiten en voorgeschiedenis

Erkende culturele verenigingen worden financieel ondersteund via een subsidiereglement dat punten toekent volgens o.a. het aantal activiteiten dat ze organiseren. Nieuwe initiatieven kunnen rekenen op een impulssubsidie voor Beernemse culturele projecten. Sommige erkende verenigingen concentreren zich echter op het organiseren van 1 of 2 jaarlijks terugkerende grote evenementen met bovenlokale uitstraling. Hun specifieke uitdagingen worden door de andere subsidiekanalen niet ondersteund.

Argumentatie

Deze gemeenschapsvormende evenementen met bovenlokale uitstraling brengen steeds meer kosten met zich mee omwille van de veiligheidsmaatregelen opgelegd door politie en/of brandweer. Ook de stijgende kosten voor het voorzien van tijdelijke nutsvoorzieningen en bijhorende keuringen zorgen ervoor dat er steeds minder budget overblijft voor de eigenlijke gemeenschapsvormende en culturele inhoud van het evenement. Om ervoor te zorgen dat deze evenementen hun gemeenschapsvormende rol kunnen blijven vervullen, wil het gemeentebestuur ook hiervoor een subsidie mogelijk maken. Het steunen van laagdrempelige evenementen waardoor de samenhorigheid van Beernemnaars nog duidelijker wordt, is immers een doelstelling in het bestuursakkoord.

Het reglement is opgemaakt in overleg met de cultuur- en erfgoedraad. 

Mondelinge toelichting wordt ter zitting gegeven door schepen Waerniers, bevoegd voor cultuur.

Verwijzingsdocumenten

Reglement subsidie voor gemeenschapsvormende evenementen met bovenlokale uitstraling

Financiële impact

Advies financiële dienst: Budget voorzien in de meerjarenplanaanpassing die voorgelegd wordt aan de gemeenteraad van 20 juni 2024. In het meerjarenplan 2020-2025 wordt hierdoor jaarlijks € 5.000,00 voorzien voor de subsidie voor gemeenschapsvormende evenementen met bovenlokale uitstraling.

Tussenkomsten

Er is een tussenkomst door raadslid Gijs Degrande beantwoord door schepen Patricia Waerniers.

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikelen 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur m.b.t. de bevoegdheid van de gemeenteraad.

Feiten en voorgeschiedenis

De gemeenteraad keurde in de zitting van 27 april 2023 het stratentracé en het wegenisontwerp goed voor de verkaveling gelegen in Diksmuidse Boterweg 23 waarbij de aanleg van een nieuwe straat noodzakelijk is. Het is wenselijk dat aan deze nieuwe straat ook een straatnaam wordt toegekend.

Regelgeving

• Decreet van 28 januari 1977 tot bescherming van de namen van de openbare wegen en pleinen, gewijzigd bij decreet van 29 november 2002 (B.S. d.d. 17 december 2002); 
• Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.

Argumentatie

In de collegezitting van 23 februari 2024 besliste het college om een oproep te lanceren in Open Blad om suggesties voor een nieuwe straatnaam in te dienen.

Er werden door de bevolking heel wat verschillende suggesties ingediend.
Veel suggesties hebben te maken met boter, melk of afgeleiden ervan. Zo is het passend bij Diksmuidse Boterweg en Smoutweg.

De cultuur- en erfgoedraad stelt in hun advies "Reuzelweg" voor.
De motivatie van de raad is de volgende:
Diksmuidse Boterweg en Smoutweg zijn twee huidige namen voor de dichtstbijzijnde straten van de nieuwe verkaveling. Beide namen betreffen eenzelfde noemer: boter en smout. Het is voor de cultuur- en erfgoedraad dan ook best om een naam te kiezen in diezelfde sfeer. Reuzel wordt verkregen door spek te smelten. De raad stelt daarom Reuzelweg voor. Wat blijkt ook: nergens in Vlaanderen is al een straat zo genoemd. We kiezen voor -weg omdat de beide andere straten ook -weg kregen.

In de collegezitting van 31 mei 2024 is er beslist om een ander voorstel dat werd ingediend te verkiezen nl. Kaantjes.
Kaantjes zijn het residu van het smelten va reuzel, ook wel bekend als varkensniervet of smout. De oudere generatie is er ongetwijfeld mee bekend.

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door schepen Patricia Waerniers, bevoegd voor cultuur en erfgoed.

Verwijzingsdocumenten

• plan van de verkaveling
• suggesties bevolking
• advies cultuur- en erfgoedraad

Tussenkomsten

Er zijn geen tussenkomsten.

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikelen 40 en 41 van het decreet over het lokaal bestuur m.b.t. de bevoegdheid van de gemeenteraad.

Feiten en voorgeschiedenis

In de collegezitting van 12 april 2019 werd een principebeslissing genomen omtrent het geven van een naam aan trage wegen.
Voor de trage weg in de Danegemstraat werd een oproep gelanceerd naar de bevolking. Er werden een 7-tal verschillende suggesties ingediend.

Argumentatie

Door de bevolking werden er een 7-tal verschillende suggesties ingediend:

• De Katinne,
• Kapellewegel,
• Ticheldreeve of Ticheldreef of Tichelweg,
• Het Boerenganzenpad,
• Katinnewegel,
• De Kromme Katinne,
• Pannebakkerswegel.

In de zitting van 25 april 2024 keurde de gemeenteraad deze nieuwe straatnaam principieel goed.

Er werd een openbaar onderzoek uitgevoerd dat liep van 15 mei 2024 tot en met 15 juni 2024 waarbij geen bezwaren werden ingediend.

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door schepen Patricia Waerniers, bevoegd voor cultuur en erfgoed.

Verwijzingsdocumenten

• advies Cultuur- en Erfgoedraad
• suggesties bevolking
• PV van sluiting

Tussenkomsten

Er zijn geen tussenkomsten.

Feiten en voorgeschiedenis

De vragen en suggesties, ingediend door de gemeenteraadsleden, worden besproken.