Notulen  OCMW-raad

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikel 77 en 78 van het decreet lokaal bestuur

Feiten en voorgeschiedenis

De jaarrekening 2024 en de daarbij horende bijlagen werden opgemaakt door de financieel directeur en zijn medewerkers. Aan de raadsleden werden de documenten tijdig ter beschikking gesteld. De raadsleden konden eveneens een gedrukte versie van de jaarrekening opvragen bij de financieel directeur.

De jaarrekening bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting. De documentatie omvat de achtergrondinformatie die nuttig is om de jaarrekening te beoordelen, zonder dat ze essentieel is voor de beoordeling die de raadsleden moeten maken, aangezien de essentiële informatie in het beleidsrapport is opgenomen.

De jaarrekening wordt vastgesteld voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft.

De jaarrekening 2024 dient vastgesteld te worden voor het luik OCMW door de raad voor maatschappelijk welzijn (opsplitsing in schema J3).

Regelgeving

• Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.
• Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 en latere wijzigingen betreffende de beleids- en beheercyclus van de lokale besturen.
• Ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de BBC van de lokale besturen.

Argumentatie

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door schepen Claudio Saelens, bevoegd voor financiën.

Verwijzingsdocumenten

• Jaarrekening - financiële bundel
• Jaarrekening - doelstellingenrealisaties

Tussenkomsten

Er zijn tussenkomsten door raadsleden Jef Vansteenhuyse, Jan Vanassche en Gijs Degrande beantwoord door schepen Claudio Saelens en voorzitter Kris Vincke

Aanleiding en/of bevoegdheid

Het decreet lokaal bestuur verplicht de lokale besturen om een intern controlesysteem op te bouwen en daarover jaarlijks te rapporteren uiterlijk 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Feiten en voorgeschiedenis

In de OCMW-raadszitting van 22 april 2021 werd het algemeen kader voor organisatiebeheersing goedgekeurd. Het kader omvat op maat uitgewerkte en vastgelegde afspraken over de wijze waarop op langere termijn aan de versterking van de organisatiebeheersing zal worden gewerkt.

Het bevat o.a. de volgende elementen:

• het model dat wordt gehanteerd (= Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen van Audit Vlaanderen);
• de periodiciteit waarmee de werking wordt geëvalueerd;
• de aanpak en verantwoordelijkheden in verband met organisatiebeheersing;
• de wijze waarop de algemeen directeur aan het politieke niveau rapporteert over de organisatiebeheersing.

Het gewijzigde kader heeft zowel betrekking op de gemeente als op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Omwille van de sterke samenwerking tussen de gemeente en het OCMW, de vergaande eenmaking en centralisatie van de dienstverlening en de eenduidige operationele leiding, werd geopteerd voor een uniform kader voor beide entiteiten.

De rapportering voor 2021-2025 wordt ter kennisname aan de OCMW-raad voorgelegd.

Regelgeving

Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, in het bijzonder artikel 78 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad, en de artikelen 217 tot en met 220, betreffende organisatiebeheersing.

Argumentatie

Het rapport organisatiebeheersing geeft weer welke stappen er op dit vlak werden gezet tussen 2021 en 2025 waaronder de identificatie van risico’s en beheersmaatregelen op vlak van volgende zelfevaluatiethema's: thema 6 personeelsbeleid, thema 9 facilitaire middelen, opdrachten en contracten, thema 3 monitoring, thema 1 doelstellingenmanagement, thema 2 belanghebbendenmanangement, thema 4 financieel management, thema 10 ICT, thema 5 organisatiestructuur en thema 7 organisatiecultuur. Het rapport bevat de effectieve rapportering over de beheersmaatregelen en aandachtspunten met een stand van zaken op vandaag. 

• Het thema 6 personeelsbeleid werd als eerste gekozen uit de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen van audit Vlaanderen - om rond te werken in het kader van de zelfevaluatie.
  Op basis van het zelfevaluatierapport werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s:
  01. Geen garantie op continuïteit van dienstverlening
  02. Medewerkers raken gedemotiveerd doordat er geen mogelijkheden zijn tot jobrotatie of doorgroeien
  03. Niet goed functioneren van diensthoofden
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  
  
• Het thema 9 facilitaire middelen, opdrachten en contracten werd als tweede thema gekozen om rond te werken.
  Op basis van het zelfevaluatierapport werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s:
  01. De kosten voor de organisatie lopen op omdat aankopen en overheidsopdrachten enkel op korte termijn worden bekeken
  02. Het budget blijkt ontoereikend voor een bepaald project
  03. Opdrachten worden niet of laattijdig uitgevoerd omdat niet duidelijk is wie verantwoordelijk is
  04. De organisatie heeft geen zicht op haar voorraden of materieel
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  
  
• Het thema 3 monitoring werd als derde thema gekozen om rond te werken.
  Op basis van het zelfevaluatierapport werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s:
  01. De organisatie beschikt niet over de informatie om de realisatie van haar doelstellingen en haar dienstverlening op te volgen.
  02. De organisatie weet niet of de dienstverlening efficiënt en effectief verloopt.
  03. Dezelfde gegevens worden dubbel geregistreerd
  04. Het meetsysteem is niet aangepast aan de organisatie waardoor het niet of foutief gebruikt wordt
  05. Beslissingen worden genomen op basis van foutieve of niet relevante rapporten
  06. Medewerkers weten niet hoe/waar ze de gegevens moeten bijhouden, registreren of ingeven in het meetsysteem
  07. Er zijn rapportgegevens beschikbaar maar ze worden niet gemonitord
  08. De organisatie weet niet of de dienstverlening efficiënt en effectief verloopt.
  09. Diensten worden apart gemonitord, waardoor de opvolging van de organisatie als geheel niet of onvoldoende gebeurt
  10. De organisatie kan haar doelstellingen onvoldoende realiseren omdat de monitoring niet systematisch wordt bijgestuurd.
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  
  
• Het thema 1 doelstellingen- en procesmanagement werd als vierde thema gekozen om rond te werken.
  Op basis van het zelfevaluatierapport werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s:
  01. De toekomstfocus is niet gekend
  02. Doelstellingen houden onvoldoende rekening met de context van de organisatie
  03. De doelstellingen zijn onvoldoende gekend bij de belanghebbenden, zowel intern en extern
  04. De financiële gevolgen van de doelstellingen zijn niet realistisch ingeschat
  05. De organisatie kan haar doelstellingen onvoldoende realiseren omdat het (beleids-)planningsproces niet systematisch wordt bijgestuurd
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  
  
• Het thema 2 belanghebbendenmanagement werd als vijfde thema gekozen om rond te werken.
  Op basis van het zelfevaluatierapport werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s:
  01. De organisatie vergeet belangrijke belanghebbenden bij de uitbouw van haar dienstverlening
  02. De samenwerking tussen politieke organen en administratie verloopt ongestructureerd en verschilt sterk van dienst tot dienst.
  03. Mogelijke synergiën tussen gemeente en OCMW worden nog te weinig benut.
  04. De organisatie weet niet welke samenwerkingen allemaal lopen
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  
  
• Het thema 4 financieel management werd als zesde thema gekozen om rond te werken.
  Op basis van het zelfevaluatierapport werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s:
  01. De beschikbare kredieten moeten meermaals worden bijgestuurd omdat ze gebaseerd zijn op foute ramingen.
  02. De dienstverlening of de uitvoering van grote projecten verloopt moeizaam door een trage besluitvorming.
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  
  
• Het thema 10 ICT werd als zevende thema gekozen om rond te werken.
  Op basis van het zelfevaluatierapport werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s: 
  01. Het ICT-beleid verloopt ad hoc en de organisatie mist technologische evoluties.
  02. Processen verlopen inefficiënt omdat ze niet (optimaal) ondersteund worden door ICT.
  03. Het ICT-beheer staat te ver van het management en wordt intern onvoldoende gesteund.
  04. De organisatie beschikt niet over voldoende eigen of ingehuurde know-how
  05. Door een gebrek aan afspraken en opvolging van de leveranciers is de organisatie een speelbal van de leveranciers.
  06. Software werkt niet vlot genoeg.
  07. Data kunnen niet uitgewisseld worden tussen verschillende programma's.
  08. Er wordt veel tijd verloren door gebrekkige systemen of onderbenutting van systemen.
  09. Updates van software worden niet of laattijdig doorgevoerd, waardoor veiligheidsrisico’s ontstaan.
  10. Ex-collega’s hebben nog toegang tot lokalen en/of informatie.
  11. Door de uitval van systemen kunnen diensten niet geleverd worden.
  12. De kredieten voor ICT zijn snel uitgeput.
  13. De organisatie heeft onvoldoende zicht op de ICT-werking.
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  
  
• Het thema 5 organisatiestructuur en thema 7 organisatiecultuur werden als achtste en negende thema gezamenlijk gekozen om rond te werken. Het traject werd gestart op 15 mei 2025 met het uitsturen van de vragenlijst.

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door burgemeester Jos Sypré, bevoegd voor algemeen bestuur en beleid.

Verwijzingsdocumenten

Rapport organisatiebeheersing 2021-2025 (+ bijlagen bij het rapport).

Tussenkomsten

Er is een tussenkomst door raadslid Gijs Degrande beantwoord door burgemeester Jos Sypré.

Raadslid Gijs Degrande bezorgde volgende verklaring namens de N-Va fractie:

Onze fractie wil duidelijk stellen dat onze opmerkingen over de uitdagingen rond organisatiebeheersing geenszins bedoeld zijn als kritiek op de inzet of het werk van de gemeentelijke diensten. Integendeel, wij waarderen de dagdagelijkse inzet van de medewerkers bijzonder. Onze kritiek is gericht op het politieke niveau, op het gebrek aan sturing, visie en strategisch leiderschap.

De conclusies uit de bestuurskrachtmeting van IDEA Consult zijn ondubbelzinnig en ernstig. Wat daar wordt geschetst, zijn structurele tekorten in de beleidsvoering en organisatieaansturing: een onduidelijke toekomstvisie, gebrekkige afstemming, onrealistische financiële inschattingen en een gebrek aan coördinatie en opvolging. Dit is geen kwestie van kleine aanpassingen maar van fundamentele hervorming.

We zien in het nieuwe bestuursakkoord helaas geen antwoord op deze pijnpunten. Er ontbreekt ambitie, scherpte en duidelijke keuzes. De grote vragen blijven onbeantwoord terwijl de uitdagingen niet kleiner worden. Daarom roepen wij het bestuur op om dit rapport te zien als een wake-up call. Er is werk aan de winkel.

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikel 84 van het decreet lokaal bestuur

Feiten en voorgeschiedenis

Het intergemeentelijk samenwerkingsverband Werkkracht10 ILV staat in voor de organisatie van wijk-werken, het opnemen van de regierol sociale economie in de Brugse regio en het opzetten van acties ter bevordering van tewerkstelling van personen met een arbeidsproblematiek en de ondersteuning van de e-inclusieprojecten in de regio.

De werking wordt aangestuurd door een beheerscomité.

Tot de bevoegdheden van het beheerscomité van Werkkracht10 behoren onder andere:

• Het opmaken van een jaarprogramma en de begroting;
• Het voorleggen van de begroting ter goedkeuring aan de deelnemende gemeenten;
• Het vaststellen van de jaarrekening en het opmaken van het jaarverslag;
• Het voorleggen van de jaarrekening en het jaarverslag ter kennisgeving aan de deelnemende gemeenten.

De begroting 2025 werd aan het beheerscomité op 18 mei 2025 voorgelegd en goedgekeurd en wordt hierbij ook ter goedkeuring voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn. De jaarrekening 2024 en het jaarverslag 2024 worden bij deze ter kennisgeving voorgelegd.

Regelgeving

Het decreet over het lokaal bestuur

Argumentatie

In de statuten van Werkkracht 10 is opgenomen dat de begroting van de organisatie van wijk-werken jaarlijks ter goedkeuring dient te worden voorgelegd aan de 10 deelnemende gemeenten.

De begroting 2025 werd aan het beheerscomité op 18 mei 2025 voorgelegd en goedgekeurd en wordt hierbij ook ter goedkeuring voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn. De jaarrekening 2024 en het jaarverslag 2024 worden bij deze ter kennisgeving voorgelegd.

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door schepen Vicky Reynaert, bevoegd voor sociale zaken. 

Verwijzingsdocumenten

• Werkkracht 10 - jaarrekening 2024
• Werkkracht 10 - jaarverslag 2024
• Werkkracht 10 - begroting 2025

Tussenkomsten

Er zijn geen tussenkomsten.