Notulen  OCMW-raad

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikelen 77, 78 e.v. van het decreet over het lokaal bestuur

Feiten en voorgeschiedenis

In het verleden moesten de raadsleden zich in de praktijk uitspreken over bijsturingen van de planning, in de vorm van een budgetwijziging en/of een aanpassing van het meerjarenplan. Die aanpassingen van de planningsdocumenten vormden enerzijds een zware administratieve last. De rapporten bevatten anderzijds vooral informatie over de uitvoering van de kredieten en de noodzaak tot aanpassing ervan (de autorisatie) in plaats van een echte stand van zaken van de uitvoering van het geplande beleid.

Daarom beperkt de regelgever voortaan de verplichte rapportering aan de raad omwille van kredietwijzigingen en autorisatie. Het budget als afzonderlijk beleidsrapport is afgeschaft. De vaststelling van de kredieten en de autorisatie zijn geïntegreerd in het meerjarenplan en de verplichte jaarlijkse aanpassingen daarvan. Daarnaast trekt het Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 ook het niveau waarop de raad autorisatie geeft op.

Die ingrepen hebben tot gevolg dat de controlefunctie van raadsleden niet in eerste instantie gericht is op de kredietbewaking, maar wel op de opvolging van de uitvoering van de planning en de realisatie van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties (zie Parl.St. Vl. Parl. 2017-18, nr. 1353/1,114).

Deze opvolgingsrapportering is een onderdeel van de beleids- en beheerscyclus, maar is geen beleidsrapport.

De opvolgingsrapportering bevat minstens volgende elementen:
1° een stand van zaken van de prioritaire acties of actieplannen van het meerjarenplan;
2° een overzicht van de geraamde en de gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor het lopende jaar;
3° in voorkomend geval, de wijzigingen in de assumpties die gekozen werden bij de opmaak van het meerjarenplan of de aanpassing ervan;
4° in voorkomend geval, de wijzigingen in de financiële risico's.

Regelgeving

• Artikel 263 tweede lid van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur;
• Artikel 29 van het Besluit van de Vlaamse Regering 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van lokale en provinciale besturen.

Argumentatie

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door burgemeester Jos Sypré.

Verwijzingsdocumenten

• Realisatiestatus acties - stand van zaken d.d. 30 juni 2026
• Financiële status acties - stand van zaken d.d. 30 juni 2026

Tussenkomsten

Er zijn tussenkomsten door raadsleden Gijs Degrande, Jef Vansteenhuyse en Nele Deslyper, beantwoord door burgemeester Jos Sypré, schepen Vicky Verstringe en schepen Claudio Saelens.

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikel 217 t.e.m. 220 van het decreet over het lokaal bestuur.

Overeenkomstig de bepalingen van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, wordt het organisatiebeheerssysteem vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader moet door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van de gemeente worden goedgekeurd.

De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk op 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Overeenkomstig de bepalingen van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 is organisatiebeheersing het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:

1. de vastgestelde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2. wetgeving en procedures naleeft;
3. over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4. op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5. de activa beschermt en fraude voorkomt.

Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.

Feiten en voorgeschiedenis

Op 1 januari 2014 werd het Agentschap Audit Vlaanderen opgericht. Dit onafhankelijk agentschap evalueert de organisatiebeheersing bij de lokale besturen door middel van audits. Het agentschap werkte daarvoor de "Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen" uit. Deze leidraad fungeert voor Audit Vlaanderen als auditinstrument voor organisatie-audits bij lokale besturen.

Tegelijk is de leidraad voor organisaties een gids met doelstellingen rond organisatiebeheersing en met risico’s en beheersmaatregelen, die de organisaties ondersteunt bij het uitwerken van een kader voor organisatiebeheersing en het op punt stellen van haar organisatiebeheersingssysteem, alsook een zelfevaluatie-instrument om een beeld te krijgen over waar ze staat op het vlak van organisatiebeheersing.

Aangezien de leidraad van Audit Vlaanderen praktisch is, herkenbare thema's bevat en door Audit Vlaanderen gebruikt wordt als auditinstrument voor het uitvoeren van de organisatie-audits bij lokale besturen werd de leidraad opnieuw gekozen als basis voor de opmaak van het herwerkte kader 'organisatiebeheersing' .

De leidraad is opgebouwd rond de volgende tien thema's waarvoor telkens onderliggende doelstellingen, mogelijke risico's en potentiële beheersmaatregelen geformuleerd worden:

1: Doelstellingen- en procesmanagement
2: Belanghebbendenmanagement
3: Monitoring
4: Financieel Management
5: Organisatiestructuur
6: Personeelsbeleid
7: Organisatiecultuur
8: Informatie en communicatie
9: Facilitaire middelen, opdrachten en contracten
10: ICT

Het herwerkte kader heeft zowel betrekking op de gemeente als op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Omwille van de sterke samenwerking tussen de gemeente en het OCMW, de vergaande eenmaking en centralisatie van de dienstverlening en de eenduidige operationele leiding, wordt geopteerd voor een uniform kader voor beide entiteiten.

Regelgeving

Decreet lokaal bestuur van 22 december 2019 en latere wijzigingen, in het bijzonder de artikelen 77 en 78 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad, en de artikelen 217 tot en met 220, betreffende organisatiebeheersing.

Argumentatie

Het herwerkte kader omvat op maat uitgewerkte en vastgelegde afspraken over de wijze waarop op langere termijn aan de versterking van de organisatiebeheersing zal worden gewerkt.

Het bevat o.a. de volgende elementen:

• het model dat wordt gehanteerd (= Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen van Audit Vlaanderen);
• de periodiciteit waarmee de werking wordt geëvalueerd;
• de aanpak en verantwoordelijkheden in verband met organisatiebeheersing;
• de wijze waarop de algemeen directeur aan het politieke niveau rapporteert over de organisatiebeheersing.

Advies managementteam (2 september 2026)

Het managementteam verleent een positief advies over het voorliggende kader organisatiebeheersing voor het lokaal bestuur Beernem.

Het managementteam onderschrijft de voorgestelde werkwijze en de keuze om de organisatiebeheersing verder uit te bouwen aan de hand van de leidraad van Audit Vlaanderen. Het voorgestelde kader biedt een duidelijke en gestructureerde basis voor een risicogerichte en cyclische aanpak van de organisatiebeheersing.

Het managementteam ondersteunt ook de verdere koppeling tussen organisatiebeheersing en organisatieontwikkeling, evenals de systematische opvolging en bijsturing van verbeteracties aan de hand van de PDCA-cyclus.

Het managementteam adviseert bijgevolg om het voorliggende kader organisatiebeheersing ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

Het vast bureau verleende gunstig advies in de zitting van 4 september 2026.

Mondelinge toelichting wordt ter zitting gegeven door burgemeester Jos Sypré.

Verwijzingsdocumenten

• herwerkt kader voor organisatiebeheersing
• leidraad organisatiebeheersing Audit Vlaanderen

Tussenkomsten

Er zijn geen tussenkomsten.

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikel 77 e.v. van het decreet over het lokaal bestuur

Feiten en voorgeschiedenis

De welzijnswet verplicht elke werkgever, dus ook de lokale besturen, tot het voeren van een welzijnsbeleid. Intern is er onvoldoende capaciteit aanwezig om dit in te vullen. De inschatting is dat intergemeentelijk samenwerken en delen van personeel met gespecialiseerde kennis op vlak van preventie, bescherming en welzijn op het werk efficiëntievoordelen oplevert.
Gemeentebesturen Beernem, Oostkamp en Zedelgem richtten in 2021 met WVI een gemeenschappelijke dienst voor preventie en bescherming op het werk op de KDV GIPD-WVI.  Een gedeelde preventieadviseur (niveau 1) wordt hiervoor ingezet.
Mits een akkoord van FOD WASO (Federale overheidsdienst Werkgelegenheid Arbeid en Sociaal overleg) zal worden overgegaan tot een uitbreiding van deze dienst met nieuwe besturen: Alveringem, Jabbeke, Nieuwpoort en Mesen.

De WVI zal hiertoe een bijkomende preventieadviseur aanwerven die welzijnstaken opneemt voor de aangesloten besturen.

FOD WASO verzoekt om een akkoord van het bestuur omtrent de samenwerking in deze gewijzigde situatie.

Regelgeving

• Welzijnswet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk
• Beslissingen van het college van 21 december 2015 en 25 april 2016 - akkoord voor oprichting van gemeenschappelijke preventiedienst.
• Decreet over het lokaal bestuur 

Argumentatie

De procedure die hiervoor doorlopen moet worden : 

• toetreding tot de samenwerking in de gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming
• advies FOD WASO (Federale overheidsdienst Werkgelegenheid Arbeid en Sociaal overleg) AD HUA; formalisering in het ministerieel besluit
• vacature en aanwerving van een bijkomende preventieadviseur (niveau 2) door WVI; het personeelslid wordt tewerkgesteld overeenkomstig het personeelsstatuut van WVI.
• Ieder lid van de samenwerkingsovereenkomst wordt een vergoeding aangerekend dat haar aandeel vertegenwoordigt in de uitgaven. Minstens éénmaal per jaar zal WVI als beheerder van de KDV GIPD-WVI een stuk overmaken aan de leden met een detail gemaakte kosten omtrent de tewerkstelling van het gemeenschappelijk personeel.

Voor Beernem verandert er in principe niets, maar gezien KDV -WVI  wordt uitgebreid met een aantal gemeenten dient ook ons bestuur haar goedkeuring te verlenen met deze manier van werken. 

Mondelinge toelichting wordt ter zitting gegeven door burgemeester Jos Sypre, bevoegd voor personeelszaken.

Verwijzingsdocumenten

• Gemeenschappelijke Preventiedienst - vaststelling percentage
• Toelichting oprichting Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie Bescherming op het werk

Tussenkomsten

Er zijn tussenkomsten van raadsleden William Brysse en Nele Deslyper, beantwoord door burgemeester Jos Sypré. 

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikel 77 e.v. van het decreet over het lokaal bestuur

Feiten en voorgeschiedenis

Het bestuur is sinds 1 januari 2022 aangesloten bij OFP Prolocus voor de tweede pensioenpijler van het contractueel personeel.

In de OCMW-raad van 28 april 2022 werd kennis genomen van de beheersovereenkomst, het financieringsplan (algemeen luik en luik VVSG) via de toetredingsakte van OFP PROLOCUS, het kaderreglement, het bijzonder pensioenreglement met vaste basisbijdrage, de verklaring inzake beleggingsbeginselen (SIP) (algemeen luik en luik VVSG) en de statuten.

OFP PROLOCUS heeft in de eerste helft van 2025 een aantal sleuteldocumenten herzien in het kader van haar revisietraject “passiva-zijde” met name: het financieringsplan en de beheersovereenkomst. Dit is het revisietraject dat betrekking heeft op de pensioenverplichtingen.
In 2026 wordt het revisietraject met betrekking tot de “activa-zijde” (de assets) uitgevoerd.

Regelgeving

• Beslissing van de OCMW-raad van 28 april 2022 tot toetreding bij OFP Prolocus voor de tweede pensioenpijler van het contractueel personeel. 
• Raad van bestuur van het OFP Prolocus van 23 mei 2025 tot goedkeuring van aanpassingen en bekrachtigd werden op de algemene vergadering van 17 juni 2025.
• Protocol van akkoord van 12 november 2025 van het Comité C1 tot goedkeuring van het kaderreglement.

Argumentatie

Het gaat voornamelijk om technisch-juridische aanpassingen, met als doel om de teksten beter te laten aansluiten bij de praktijk;

Daarnaast werden ook een aantal inhoudelijke wijzigingen aangebracht, zoals bijvoorbeeld in de beheersovereenkomst :

• de transparante beschrijving van de aangepaste (goedkopere) kostenregeling;
• het inschrijven van een aantal aansprakelijkheidsbeperkingen n.a.v. een wijziging van het burgerlijk wetboek,
• het bepalen van een praktische regeling m.b.t. de verworven pensioenrechten van aangeslotenen van een fusiebestuur dat haar pensioenverplichtingen niet langer              toevertrouwt aan het OFP Prolocus, enz.

en in het financieringsplan :

• het vervangen van een aantal niet-gebruikte RSZ-inningspercentages door andere RSZ-inningspercentages die moeten toelaten om in de toekomst voor een aantal              besturen fijnmaziger te innen,
• beschrijving van de praktische toepassing van de pre-financiering bij fusies van besturen enz.

In het kader van het revisietraject werde ook een aantal technisch-juridische wijzigingen aan het kaderreglement tweede pensioenpijler contractanten (hierna “het kaderreglement”) en aan het bijzonder reglement voorgesteld, hoofdzakelijk met als doel om het beheer van het DC-Plan te vereenvoudigen; 

In het kaderreglement was bepaalde dat het begin 2025 door de sociale partners moest geëvalueerd worden, met mogelijks een bijsturing tot gevolg. Raad van bestuur van het OFP Prolocus van 23 mei 2025 keurde de aanpassingen goed. De aanpasseingen werden bekrachtigd op de algemene vergadering van 17 juni 2025.

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door burgemeester Jos Sypré, bevoegd voor personeelszaken.

Verwijzingsdocumenten

• Historiek wijzigingen aanvullend pensioenplan afgesloten via OFP Prolocus sinds 2022
• Bijlage bij de toetredingsakte bij de beheersovereenkomst en het financiëringsplan van OFP Prolocus.
• De nieuwe versie van het bijzonder pensioenreglement

Tussenkomsten

Er zijn geen tussenkomsten.

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikel 77 e.v. van het decreet over het lokaal bestuur

Feiten en voorgeschiedenis

Het huidige reglement voor de toewijzing van de seniorenwoningen van het OCMW dateert van 19 oktober 2004 en vormt nog steeds de basis voor de selectie en toewijzing van kandidaat-huurders. In uitvoering van dit reglement besliste de OCMW-raad in januari 2009, om de basishuurprijzen vast te leggen met toepassing van een jaarlijkse indexering. Door deze jaarlijkse indexering van de huurprijzen zijn de huidige huurprijzen aanzienlijk gestegen. Daardoor zijn ze niet langer in verhouding met de aard en het comfortniveau van de woningen. Bovendien beogen we in het toewijzingsreglement een financieel kwetsbare doelgroep. Daarnaast zijn sinds de opmaak van dit reglement de maatschappelijke context en de behoeften van de doelgroep aanzienlijk geëvolueerd.

Regelgeving

• Vlaamse Codex Wonen
• Besluit Vlaamse Codex Wonen

Argumentatie

Het huidige reglement voor de toewijzing van de seniorenwoningen van het OCMW dateert van 19 oktober 2004 en vormt nog steeds de basis voor de selectie en toewijzing van kandidaat-huurders. Sinds de opmaak van dit reglement zijn de maatschappelijke context en de behoeften van de doelgroep echter aanzienlijk geëvolueerd. Factoren zoals vergrijzing, toenemende zorgnoden, veranderende gezinssituaties en druk op de sociale en private woonmarkt maken dat de bestaande criteria en procedures onvoldoende aansluiten bij de actuele realiteit. Bijgevolg biedt het huidige reglement onvoldoende houvast om op een transparante en objectieve wijze prioriteiten te bepalen tussen de kandidaat-huurders.

Het nieuwe ontwerpreglement heeft als doel te komen tot een meer rechtvaardige, transparante en toekomstgerichte toewijzing van de seniorenwoningen. Volgende uitgangspunten stonden centraal bij de herwerking:

• Objectivering van de toewijzing:
  Kandidaturen worden beoordeeld op basis van 4 duidelijk omschreven objectieve criteria.
• Invoering van een wegingskader:
  De 4 criteria werden opgenomen in een wegingskader, waarbij per criterium een score wordt toegekend. Hierdoor kan een gerangschikte prioriteitenlijst worden opgesteld.
• Afstemming op actuele noden:
  Het reglement houdt rekening met factoren zoals financiële situatie, woonnood en inschrijvingsduur op de wachtlijst.
• Transparantie:
  Door het gebruik van duidelijke criteria en een puntensysteem wordt de besluitvorming inzichtelijker, objectiever en beter verdedigbaar.

Van de gelegenheid wordt gebruik gemaakt om de huurprijzen van de seniorenwoningen aan te passen. In uitvoering van het huidig toewijzingsreglement van 19 oktober 2004 besliste de OCMW-raad in januari 2009 om volgende basishuurprijzen vast te leggen met toepassing van een jaarlijkse indexering:

• € 500,00 per maand voor de seniorenwoningen gelegen in de Herfststraat te Oedelem;
• € 550,00 per maand voor de seniorenwoningen gelegen in de Hoveniersstraat te Sint-Joris.

Door de opeenvolgende indexaanpassingen zijn de huidige huurprijzen echter aanzienlijk gestegen. Hierdoor staan de huurprijzen niet langer in verhouding tot de aard en het comfortniveau van de woningen. Bovendien beogen we in het toewijzingsreglement een financieel kwetsbare doelgroep. Daarom wordt voorgesteld om de basishuurprijzen opnieuw vast te stellen naar:

• € 500,00 per maand voor de seniorenwoningen gelegen in de Herfststraat te Oedelem;
• € 550,00 per maand voor de seniorenwoningen gelegen in de Hoveniersstraat te Sint-Joris.

De huurprijzen in het reglement bevatten de basis huurprijzen. Dus telkens als een nieuwe huurovereenkomst (van korte duur) wordt afgesloten, wordt de basis huurprijs, zoals voorzien in dit ontwerpreglement, opgenomen. In de individuele huurovereenkomsten (van korte duur) is een (jaarlijkse) indexering van de basishuurprijs voorzien. 

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd om het inschrijvings- en toewijzingsreglement seniorenwoningen van het OCMW Beernem goed te keuren.

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door schepen Vicky Reynaert, bevoegd voor sociaal beleid.

Verwijzingsdocumenten

• Toewijzingsreglement van 19 oktober 2004
• Vaststelling nieuwe basis verhuurprijzen, beslist in de OCMW-raad van januari 2009
• Nieuw ontwerp inschrijvings- en toewijzingsreglement seniorenwoningen met wegingskader

Tussenkomsten

Er zijn geen tussenkomsten.