Notulen  OCMW-raad

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikel 78 e.v. DLB

Feiten en voorgeschiedenis

Audit Vlaanderen is in januari 2025 langs geweest bij het lokaal bestuur Beernem om aan te kondigen dat ze een audit zouden uitvoeren in Beernem gezien er recent geen andere audit werd uitgevoerd en er minstens 1 keer per legislatuur een audit moet plaatsvinden in elk lokaal bestuur. Na een verkenningsronde met verschillende gesprekken met de leden van het MAT werd op 11 maart l.l. aangekondigd tijdens een openingsmeeting dat Audit Vlaanderen hiernavolgende processen zou beoordelen nl.

1/ OCMW: beoordeling proces leefloon en aanvullende steun

2/ Organisatie-breed: de aanpak van organisatiebeheersing  

Op 24 maart 2025 liet Audit Vlaanderen ons weten dat er een overleg geweest was tussen het management van Audit Vlaanderen en de POD MI, teneinde eenieders werkzaamheden duidelijk te maken en af te stemmen op elkaar waaruit gebleken is dat het proces 'Leefloon' door de POD MI al vrij diepgaand bekeken wordt. Daarom werd tot een heroriëntering van de audit beslist zodat deze complementair kan zijn aan de werkzaamheden van de POD MI.

Op 31 maart 2025 werd de heroriëntering van de Audit toegelicht. De auditvragen die uiteindelijk onderzocht werd is de volgende:

1/ OCMW: Is het sociaal huis van Beernem voldoende wendbaar georganiseerd om een antwoord te bieden op de huidige en toekomstige maatschappelijke uitdagingen?

2/ Organisatie-breed: de aanpak van organisatiebeheersing.

De ontwerprapporten van Audit Vlaanderen die op 1 juli 2025 bezorgd werden, werden ter kennisgeving aan het college voorgelegd en het door het MAT geformuleerde antwoord bij het rapport over de werking van het sociaal huis en de door het MAT en het beleid geformuleerde managementreacties geformuleerd op beide ontwerprapporten werden verstuurd naar Audit Vlaanderen. Op 5 september 2025 vond de exitmeeting plaats waarbij Audit Vlaanderen toelichting is komen geven over de inhoud van de rapporten aan het college en het managementteam. 

Na de exitmeeting stelde Audit Vlaanderen zijn definitieve rapporten op waarin de managementreactie vanuit het bestuur integraal is opgenomen. De definitieve auditrapporten worden ook bezorgd aan de burgemeester en de voorzitter van de gemeenteraad/ raad voor maatschappelijk welzijn. 

De rapporten worden ter kennisgeving voorgelegd in de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn.

De auditrapporten vallen onder de actieve openbaarheid van bestuur en dienen na de gemeenteraad ook gepubliceerd te worden op de website van Beernem.

Argumentatie

Conclusies uit de rapporten

• Definitief rapport Audit aanpak organisatiebeheersing
  
  Lokaal bestuur Beernem ontwikkelde een degelijk kader voor organisatiebeheersing en onderneemt diverse goede initiatieven op vlak van organisatiebeheersing. Er ontbreekt momenteel echter een globaal en actueel zicht op de risico’s. Volgens het kader worden elke drie jaar zelfevaluaties uitgevoerd voor alle thema’s van de Leidraad Organisatiebeheersing. Hiervoor werkt de organisatie met vragenlijsten, maar door de uitgebreidheid van deze vragenlijsten en door tijdsgebrek slaagt het lokaal bestuur er niet in om alle thema’s binnen de drie jaar te behandelen. Een opvolging van de verbeteracties gebeurt enkel bij de rapportering aan de raden. Deze rapportering is steeds tijdig en bevat een korte vooruitblik op welke thema’s er nog moeten geëvalueerd worden. Op basis van de auditwerkzaamheden beoordeelt Audit Vlaanderen dat lokaal bestuur Beernem over een goede, gestructureerde aanpak voor organisatiebeheersing beschikt.
  
  Aanbeveling Audit Vlaanderen: Evalueer de huidige aanpak van organisatiebeheersing en implementeer een methodiek die toelaat om een actueel zicht te hebben op de belangrijkste risico’s die de realisatie van de doelstellingen in het gedrang brengen. Zet hierbij eveneens een frequente opvolging van de verbeteracties op. 

• Definitief rapport Audit op maat sociaal huis
  
  Audit Vlaanderen voerde een audit op maat uit bij het Sociaal Huis van Beernem om na te gaan of de organisatie voldoende veerkrachtig is teneinde een antwoord te bieden op de huidige en toekomstige maatschappelijke uitdagingen.
  
  Het sociaal huis van het lokaal bestuur Beernem capteert op verschillende manieren maatschappelijke trends die relevant zijn voor en een mogelijke impact kunnen hebben op het sociaal huis. Dit vertaalt zich in een goede en actuele kennis van de maatschappelijke context. Deze inzichten vertaalt het lokaal bestuur ook door naar het beleid. De beleidskeuzes sluiten in grote lijnen aan de maatschappelijke context. De auditwerkzaamheden stelden echter vast dat de interne organisatie van het sociaal huis en de opvolging van de interne werking momenteel onvoldoende adequaat zijn opgezet om een blijvend en structureel antwoord te kunnen bieden op deze uitdagingen.
  Dit blijkt uit de onderstaande vaststellingen:
  
  − Er is een afstemming tussen de externe maatschappelijke context en de interne context bij het opmaken van de beleidskeuzes. Hierbij is het echter van belang dat duidelijk bepaald wordt welke beleidsdoelstellingen en -acties prioritair zijn op basis van een inschatting van de financiële en personeelsimpact. Beleidsdoelstellingen en -acties worden niet SMART omschreven en de prioriteiten zijn voor de medewerkers onvoldoende duidelijk (Aanbeveling A1).
  
  − Om voldoende wendbaar te zijn in functie van huidige en toekomstige uitdagingen is bijsturing in de interne organisatie noodzakelijk. Immers,
  o de initiatieven inzake kennisdeling en vorming zijn niet verankerd in de werking (Aanbeveling A2);
  o rollen, verantwoordelijkheden en afspraken blijken onduidelijk of worden niet gerespecteerd (Aanbeveling A3 en Aanbeveling A4);
  o structurele overlegmomenten op verschillende niveaus binnen de organisatie werden nog onvoldoende ontwikkeld (Aanbeveling A5);
  o initiatieven ter ondersteuning van het welzijn van de maatschappelijk werkers zijn onvoldoende aanwezig (Aanbeveling A6). Bovendien leidt het ontbreken van structuur en voorspelbaarheid, duidelijke communicatie en constructieve feedback tot een verhoogde werkdruk en stress bij de maatschappelijk werkers met (risico op) uitval tot gevolg.
  
  Verschillende van bovenstaande knelpunten kwamen ook reeds naar voren tijdens de werklastmeting van 2019, uitgevoerd op vraag van het lokaal bestuur Beernem. De opvolging hiervan bleef echter beperkt, waardoor structurele verbeteringen tot op vandaag slechts gedeeltelijk werden gerealiseerd.
  
  − Er zijn geen indicatoren m.b.t. de interne werking bepaald die toelaten om de doelstellingen of dienstverlening op te volgen. Bijsturing op basis van zulke objectieve criteria is bijgevolg niet mogelijk (Aanbeveling A7). 
  
  Aanbevelingen  Audit Vlaanderen
• Aanbeveling 1 Introduceer een SMART beschrijving van de acties in het volgende meerjarenplan 2026 – 2031, met duidelijke prioriteiten en een planning op basis van de beschikbare capaciteit
• Aanbeveling 2 Breng in kaart wat de noden zijn op vlak van ondersteuning, communicatie en opleiding en ontwikkel desgevallend acties. Veranker de bestaande initiatieven zoals de intervisies, meter- en peterschap, opleiding door de juriste
• Aanbeveling 3 Definieer welke rollen en verantwoordelijkheden verbonden zijn aan de verschillende functies binnen het Sociaal Huis, en voorzie een structurele opvolging van deze functies
• Aanbeveling 4 Ontwikkel de nodige afsprakenkaders, werkinstructies en sjablonen in overleg met de maatschappelijk werkers.
• Aanbeveling 5 Stem de informatiedoorstroming af op de gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden, zodat medewerkers weten waar beslissingen genomen worden en bij wie ze terecht kunnen.
• Aanbeveling 6 Ontwikkel een structureel personeelsbeleid met aandacht voor psychosociaal welzijn, retentie, functioneringsgesprekken en begeleiding bij terugkeer na afwezigheid.
• Aanbeveling 7 Bepaal welke informatie en indicatoren nodig zijn om de werking tijdig bij te kunnen sturen. Ontwikkel nadien deze indicatoren en volg de werking van de organisatie hiermee op. Stuur desgevallend de indicatoren bij. Rapporteer hierover op structurele basis aan de nodige interne overlegorganen en de relevante externe actoren

Mondelinge toelichting wordt gegeven door auditor Sophie Deleyn.

Verwijzingsdocumenten

• definitief rapport Audit aanpak organisatiebeheersing
• definitief rapport Audit op maat sociaal huis

Tussenkomsten

Er zijn tussenkomsten van raadsleden Jef Vansteenhuyse, Gijs Degrande beantwoord door auditor Sophie Deleyn, voorzitter Kris vincke en schepen Vicky Reynaert. 

Feiten en voorgeschiedenis

• In de OCMW-raad van 20 juni 2024 (OCMW-RAAD/2024/005) werd beslist om akkoord te gaan met de renovatie van het huis in Hazenpad 12 voor € 70.000,00. Na grondige studie met het architecten bureau werd vastgesteld dat het vooropgesteld geraamd bedrag niet toereikend is om het huis te renoveren naar de hedendaagse normen.
• Het vast bureau (VB/2024/147) besliste d.d. 2 augustus 2024 om de opdracht te gunnen via de prijzen opgenomen in het raamcontract van TMVS (0692.624.441), Botermarkt 1 te 9000 Gent. De firma PAE+ Architectuur bv, Tiensesteenweg 168H/202 te 3800 Sint-Truiden is aangesteld om binnen het raamcontract de opdracht uit te voeren. De uitgave wordt geraamd op € 21.200,00 (incl. btw).

Regelgeving

• Bestuursdecreet van 7 december 2018;
• Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht;
• Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;
• Wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 143.000,00 niet);
• Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;
• Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 90, 1°;
• Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikel 56, § 3, 5°, waarbij wordt bepaald dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur;
• Besluit van de gemeenteraad van 19 december 2019 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.

Argumentatie

De raad voor maatschappelijk welzijn besliste op 20 juni 2024 (OCMW-RAAD/2024/005) om het Hazenpad 12 te renoveren voor een budget van € 70.000,00.

Uit de raming van het architectenbureau 'studio-enemble' aangesteld door de firma PAE+ Achitectuur BV blijkt dat de vooropgestelde raming van € 70.000,00 voor de renovatie van het Hazenpad 12 onvoldoende is om het conform de huidige normen en wettelijke bepalingen te renoveren. O.a. de wettelijke verplichting om alle gemeentelijke en OCMW gebouwen CO² neutraal te maken. Als lokaal bestuur is het wenselijk om het goede voorbeeld te geven bij renovatieprojecten.

De raming van € 70.000,00 werd voor de subsidieaanvraag opgevraagd bij de Woonwinkel. Hier werd geen rekening gehouden met de wettelijke verplichtingen om CO² neutraal te worden. Ook waren de ingediende offertes niet zo realistisch wat tot gevolg heeft dat er voor het geraamde bedrag van de Woonwinkel nu onvoldoende budget is om de renovatie te realiseren.

De raming van 'Studio-Ensemble' bedraagt namelijk € 242.243,68 (excl. btw) / 255.456,97 (incl. BTW 6%.

Hieronder een beknopte samenvatting van de renovatie: (zie ook raming in bijlage)

• dakrenovatie (nieuw dak, onderdak, isolatie, nieuwe goten en afvoerpijpen, zoldervloer isoleren en plaatsen OSB zoldervloer)
• gevelrenovatie (nieuw schrijnwerk gelijkvloers, isoleren gevel)
• binnen renovatie: nieuwe elektriciteit, afvoer en nieuwe leidingen, nieuwe verwarming + leidingen, ...)
• renoveren keuken
• renovatie badkamer
• ventilatie

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door schepen Ruben Strobbe, bevoegd voor patrimonium.

Verwijzingsdocumenten

• Raming 'Studio-Ensemble'
• plannen
• bestek

Financiële impact

Dienst	Technische dienst
Omschrijving	Investeringen aan gebouwen OCMW
Raming (incl. btw)	€ 242.243,68 (excl. btw) / 255.456,97 (incl. BTW 6%)
Budgetcode	0950-00/2210000
Beschikbaar krediet	€ 260.104,10

Advies financieel directeur: Er is budget beschikbaar in het meerjarenplan 2020-2025.

Tussenkomsten

Er zijn geen tussenkomsten.