Notulen  OCMW-raad

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikel 77 en 78 van het decreet lokaal bestuur

Feiten en voorgeschiedenis

De jaarrekening 2023 en de daarbij horende bijlagen werden opgemaakt door de financieel directeur. Aan de raadsleden werden de documenten tijdig ter beschikking gesteld. De raadsleden konden eveneens een gedrukte versie van de jaarrekening opvragen bij de financieel directeur.

De jaarrekening bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting. De documentatie omvat de achtergrondinformatie die nuttig is om de jaarrekening te beoordelen, zonder dat ze essentieel is voor de beoordeling die de raadsleden moeten maken, aangezien de essentiële informatie in het beleidsrapport is opgenomen.

De jaarrekening wordt vastgesteld voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft.

De jaarrekening 2023 dient vastgesteld te worden voor het luik OCMW door de raad voor maatschappelijk welzijn (opsplitsing in schema J3).

Regelgeving

• Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.
• Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 en latere wijzigingen betreffende de beleids- en beheercyclus van de lokale besturen.
• Ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de BBC van de lokale besturen.

Argumentatie

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door schepen Patricia Waerniers, bevoegd voor financiën.

Verwijzingsdocumenten

• Jaarrekening - financiële bundel
• Jaarrekening - doelstellingenrealisaties

Tussenkomsten

Er zijn tussenkomsten door raadsleden Jef Vansteenhuyse en Gijs Degrande beantwoord door schepenen Patricia Waerniers, Jan Vanassche, Vicky Reynaert en burgemeester Jos Sypré.

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikelen 40 e.v. en 77 e.v. DLB

Feiten en voorgeschiedenis

In de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2019 werd het meerjarenplan 2020-2025 van het OCMW vastgesteld.

De aanpassing 6 van het meerjarenplan 2020-2025 voor het OCMW is vastgesteld in de zitting van 14 december 2023.

De aanpassing 7 van het meerjarenplan 2020-2025 voor het OCMW Beernem wordt in deze zitting ter vaststelling voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.

Regelgeving

De regels die van toepassing zijn voor de opmaak van het meerjarenplan 2020-2025 zijn vastgelegd in:

• het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur;
• het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen (BVR BBC);
• het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen (MB BBC);
• omzendbrief 2019/4 d.d. 03 mei 2019 over de strategische meerjarenplannen 2020-2025 van de lokale en provinciale besturen volgens de beheers en beleidscyclus.

Argumentatie

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door schepen Patricia Waerniers, bevoegd voor financiën.

Verwijzingsdocumenten

• aanpassing 7 van het meerjarenplan Beernem 2020-2025
• schema M2: staat van het financieel evenwicht
• overzicht wijzigingen tabel investeringen

Tussenkomsten

Er zijn tussenkomsten door raadsleden Jef Vansteenhuyse en Gijs Degrande beantwoord door schepenen Patricia Waerniers, Jan Vanassche, Vicky Reynaert en burgemeester Jos Sypré.

Aanleiding en/of bevoegdheid

Het decreet lokaal bestuur verplicht de lokale besturen om een intern controlesysteem op te bouwen en daarover jaarlijks te rapporteren uiterlijk op 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Feiten en voorgeschiedenis

In de OCMW-raadszitting van 22 april 2021 werd het algemeen kader voor organisatiebeheersing goedgekeurd.  Het kader omvat op maat uitgewerkte en vastgelegde afspraken over de wijze waarop op langere termijn aan de versterking van de organisatiebeheersing zal worden gewerkt.

Het bevat o.a. de volgende elementen:

• het model dat wordt gehanteerd (= Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen van Audit Vlaanderen);
• de periodiciteit waarmee de werking wordt geëvalueerd;
• de aanpak en verantwoordelijkheden in verband met organisatiebeheersing;
• de wijze waarop de algemeen directeur aan het politieke niveau rapporteert over de organisatiebeheersing.

Het gewijzigde kader heeft zowel betrekking op de gemeente als op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Omwille van de sterke samenwerking tussen de gemeente en het OCMW, de vergaande eenmaking en centralisatie van de dienstverlening en de eenduidige operationele leiding, werd geopteerd voor een uniform kader voor beide entiteiten.

De rapportering voor 2021-2024 wordt ter kennisname aan de OCMW-raad voorgelegd.

Regelgeving

Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, in het bijzonder de artikelen 40 en 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad, en de artikelen 217 tot en met 220, betreffende organisatiebeheersing.

Argumentatie

Het rapport organisatiebeheersing geeft weer welke stappen er op dit vlak werden gezet in 2021, 2022, 2023 en in het voorjaar van 2024 waaronder de identificatie van risico’s en beheersmaatregelen op vlak van volgende zelfevaluatiethema's: thema 6 personeelsbeleid, thema 9 facilitaire middelen, opdrachten en contracten, thema 3 monitoring, thema 1 doelstellingenmanagement, thema 2 belanghebbendenmanangement, thema 4 financieel management. Het rapport bevat de effectieve rapportering over de beheersmaatregelen en aandachtspunten met een stand van zaken op vandaag. 

• Het thema 6 personeelsbeleid werd als eerste gekozen uit de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen van audit Vlaanderen - om rond te werken in het kader van de zelfevaluatie.
  Op basis van het zelfevaluatierapport werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s:
  01. Geen garantie op continuïteit van dienstverlening
  02. Medewerkers raken gedemotiveerd doordat er geen mogelijkheden zijn tot jobrotatie of doorgroeien
  03. Niet goed functioneren van diensthoofden
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  
  
• Het thema 9 facilitaire middelen, opdrachten en contracten werd als tweede thema gekozen om rond te werken.
  Op basis van het zelfevaluatierapport werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s:
  01. De kosten voor de organisatie lopen op omdat aankopen en overheidsopdrachten enkel op korte termijn worden bekeken
  02. Het budget blijkt ontoereikend voor een bepaald project
  03. Opdrachten worden niet of laattijdig uitgevoerd omdat niet duidelijk is wie verantwoordelijk is
  04. De organisatie heeft geen zicht op haar voorraden of materieel
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  
  
• Het thema 3 monitoring werd als derde thema gekozen om rond te werken.
  Op basis van het zelfevaluatierapport werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s:
  01. De organisatie beschikt niet over de informatie om de realisatie van haar doelstellingen en haar dienstverlening op te volgen.
  02. De organisatie weet niet of de dienstverlening efficiënt en effectief verloopt.
  03. Dezelfde gegevens worden dubbel geregistreerd
  04. Het meetsysteem is niet aangepast aan de organisatie waardoor het niet of foutief gebruikt wordt
  05. Beslissingen worden genomen op basis van foutieve of niet relevante rapporten
  06. Medewerkers weten niet hoe/waar ze de gegevens moeten bijhouden, registreren of ingeven in het meetsysteem
  07. Er zijn rapportgegevens beschikbaar maar ze worden niet gemonitord
  08. De organisatie weet niet of de dienstverlening efficiënt en effectief verloopt.
  09. Diensten worden apart gemonitord, waardoor de opvolging van de organisatie als geheel niet of onvoldoende gebeurt
  10. De organisatie kan haar doelstellingen onvoldoende realiseren omdat de monitoring niet systematisch wordt bijgestuurd.
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  
  
• Het thema 1 doelstellingen- en procesmanagement werd als vierde thema gekozen om rond te werken.
  Op basis van het zelfevaluatierapport werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s:
  01. De toekomstfocus is niet gekend
  02. Doelstellingen houden onvoldoende rekening met de context van de organisatie
  03. De doelstellingen zijn onvoldoende gekend bij de belanghebbenden, zowel intern en extern
  04. De financiële gevolgen van de doelstellingen zijn niet realistisch ingeschat
  05. De organisatie kan haar doelstellingen onvoldoende realiseren omdat het (beleids-)planningsproces niet systematisch wordt bijgestuurd
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  
  
• Het thema 2 belanghebbendenmanagement werd als vijfde thema gekozen om rond te werken.
  Op basis van het zelfevaluatierapport werd door het MAT gekozen om prioritair te werken rond volgende risico’s:
  01. De organisatie vergeet belangrijke belanghebbenden bij de uitbouw van haar dienstverlening
  02. De samenwerking tussen politieke organen en administratie verloopt ongestructureerd en verschilt sterk van dienst tot dienst.
  03. Mogelijke synergiën tussen gemeente en OCMW worden nog te weinig benut.
  04. De organisatie weet niet welke samenwerkingen allemaal lopen
  Op basis van de prioritair aan te pakken risico’s werd een verbeteractieplan uitgewerkt - zowel geldig voor gemeente als OCMW.
  
  
• Het thema 4 financieel management werd als zesde thema gekozen om rond te werken. Het traject werd gestart in februari 2024 met het uitsturen van de vragenlijst. De antwoorden worden geanalyseerd. In een volgende stap zal een stuurgroepvergadering georganiseerd worden en een zelfevaluatierapport en verbeteractieplan opgemaakt worden.

Mondelinge toelichting wordt ter zitting gegeven door burgemeester Jos Sypré, bevoegd voor algemeen bestuur en beleid.

Verwijzingsdocumenten

• Rapport organisatiebeheersing 2021-2024 (+ bijlagen bij het rapport).

Tussenkomsten

Er zijn tussenkomsten door raadsleden Lode Vanneste en Branco Francois beantwoord door burgemeester Jos Sypré en algemeen directeur Els Declerck. 

Aanleiding en/of bevoegdheid

Artikel 84 e.v. DLB 

Feiten en voorgeschiedenis

Steeds meer mensen hebben het moeilijk om een vaste, betaalbare huurwoning te vinden. Bovendien zijn het in vele gevallen mensen met minder financiële slagkracht die in slecht geïsoleerde, energieverslindende en ongezonde woningen leven. Het gebrek aan geschikte woonvormen zorgt ervoor dat velen alternatieve wegen gaan zoeken, waarbij tijdelijk sofa slapen en andere onstabiele woonvormen een tussenoplossing bieden.

Het OCMW wordt dan ook geconfronteerd met aanzienlijke uitdagingen op het vlak van huisvesting van kwetsbare en/of behoeftige mensen. Doorgangswoningen bieden een tijdelijke oplossing die vermelde doelgroep toelaat zich te stabiliseren en op zoek te gaan naar een kwalitatieve woning aan een betaalbare prijs.

In februari 2024 werd het OCMW van Beernem volle eigenaar van de woonst gelegen in Beernem, Hazenpad 12 en dit naar aanleiding van het overlijden van de vruchtgebruiker. Gezien het stijgend aantal dak- en thuislozen binnen onze gemeente, cijfers die voor het eerst geregistreerd werden tijdens de regionale daklozentelling eind oktober 2022, hebben we de intentie om deze woonst in gebruik te nemen als doorgangswoning waarbij begeleiding gecoördineerd wordt door een wooncoach. Uit het technisch onderzoek, uitgevoerd door de Woonwinkel op 16 april 2024, blijkt echter dat de woning ongeschikt/onbewoonbaar is (cfr. rapport in bijlage). De noodzakelijke renovatiekosten worden geraamd op +/- € 70.000,00.

Inmiddels keurde de Vlaamse Regering de lancering van een 4^de Projectoproep Noodwoningen 2024 goed. Via deze oproep stimuleert Vlaanderen het bouwen, kopen, renoveren en inrichten van noodwoningen. Het Vlaamse Gewest voorziet hiertoe in een subsidiëring van 50 % van de kosten. Vermeld project kon ingediend worden tot 30 april 2024 en werd reeds ingediend. Op heden is het niet duidelijk of er daarna nog een nieuwe oproep zal verschijnen.

Gezien het  thema ‘wonen’ als basisrecht voor elke burger een belangrijke beleidsdoelstelling blijft wordt gevraagd om akkoord te gaan met volgende voorstellen:

• Er wordt een budget van +/- € 70.000,00 geraamd voor de renovatie van de woonst ‘Hazenpad 12’. Het betreft hier een raming van de kostprijs op basis van de reeds ontvangen offertes. De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het meerjarenplan 2020-2025, dienstjaar 2024, op budgetcode 0950-00/2210000 van de buitengewone dienst.
• De woonst ‘Hazenpad 12’ wordt in gebruik genomen als doorgangswoning.
• Er wordt een projectvoorstel ingediend vanuit OCMW Beernem teneinde een eventuele subsidie ten bedrage van 50 % te kunnen verkrijgen via Vlaamse Gewest voor de renovatie van de woonst.

Regelgeving

• Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikelen 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn;
• Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;
• Wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 143.000,00 niet);
• Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;
• Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 90, 1°.

Argumentatie

Om adequaat te kunnen optreden in geval van dakloosheid investeert het OCMW van Beernem reeds sinds 2000 in doorgangswoningen. Deze woningen bieden de mogelijkheid om de inwoners van de gemeente in woonnoodsituaties en ingeval van (dreigende) dakloosheid  tijdelijk te huisvesten. Dit model voorziet in een huisvesting voor een groep die kwetsbaar is door de chronische dakloosheid, mentale gezondheidsproblemen en een verslavingsproblematiek. Om het behoud van huisvesting en het herstel te bevorderen, wordt een aangepaste, intensieve en multidisciplinaire begeleiding aangeboden.

Gezien de discriminatie op de huurmarkt voor diverse kwetsbare doelgroepen, de zeer hoge huurprijzen, de regionale crisisopvang vanuit het CAW Brugge die stopgezet werd per 01 juli 2022, de instroom van ontheemden uit Oekraïne, andere nieuwkomers, wordt de nood aan een lokale aanpak van dak- en thuisloosheid steeds groter.

Ook het samenvoegen van de sociale huisvestingsmaatschappijen en de sociale verhuurkantoren in een actor, het toewijzen van bijna alle sociale woningen volgens chronologische inschrijving, waardoor de meest kwetsbaren hun voorkeursbehandeling verliezen, de lange wachtlijsten om in aanmerking te komen voor een sociale woning enz., zullen ertoe leiden dat we op lokaal niveau extra dienen in te zetten op de herkenning en een integrale aanpak van (verborgen) dak- en thuisloosheid.

Daarenboven stellen we vast dat het aantal beschikbare sociale woningen voor een versnelde toewijs vrij beperkt is. Intussen werd er samen met de regio Brugge gewerkt aan een versnelde toewijzing van sociale woningen aan daklozen via een samenwerkingsprotocol tussen Vivendo, de lokale besturen en diverse sociale partners. Steeds meer dienen we te concluderen dat het succespercentage van deze maatregel nogal klein is: gezien het integratieproces van ‘chronisch’ daklozen vaak een lange lijdensweg is, een pad met vallen en opstaan, worden teveel voorwaarden gekoppeld aan een mogelijke doorverwijzing. De kleine stappen die mensen zetten worden niet altijd erkend. Velen zijn niet ‘zelfstandig woonklaar’ ondanks begeleiding vanuit het OCMW. Als gevolg hiervan blijven mensen zeer lang in de doorgangswoningen ‘hangen’, is het lang wachten op een eigen huis, een thuis … Via een intensieve wooncoaching in samenwerking met diverse sociale partners lijkt het opportuun om deze kwetsbare doelgroep een vorm van zelfstandig wonen aan te leren met aandacht voor het bieden van structurele oplossingen voor de problematische huisvestingsituaties. Kortom, relevante stappen noodzakelijk om een doorverwijzing naar een eigen (t)huis – privaat – sociaal – versnelde toewijs, succesvol te kunnen realiseren.

Tot slot merken we op dat er in Beernem van oudsher veel meer eigendommen dan huurwoningen zijn. Eigendommen komen de laatste jaren minder snel op de huurmarkt… een gevolg van de verhoogde  eisen omtrent kwalitatief en energiezuinig wonen.

Bovenvermelde signalen worden reeds geruime tijd aangegeven vanuit het werkveld maar intussen tonen ook de cijfers aan dat het probleem binnen onze gemeente alsmaar nijpender wordt.

Momenteel beschikt de gemeente over 6 crisiswoningen met name in Eiland 6 (geschikt voor de opvang van een gezin van 5 personen of 3 alleenstaanden), in de Kerkhofdreef-Zuid 4 (geschikt voor de opvang van een gezin van 5 personen of 3 alleenstaanden), in de Bloemendalestraat 60 (geschikt voor de opvang van 3 alleenstaanden of een gezin van 5 personen), in de Herfststraat 19 (geschikt voor opvang van een eenoudergezin met 2 kinderen of koppel), in de Hoveniersstraat 1 en 3. De laatst vermelde woning zal na renovatie in gebruik genomen worden als doorgangswoning. De woningen 1 en 3 kunnen flexibel, al naar gelang de gezinssamenstelling, ingezet worden.

Om als lokaal bestuur het hoofd te kunnen blijven bieden aan de aanpak van dakloosheid, dienen we in te zetten op herkenning en erkenning van dakloosheid, het aanbieden van onderdak en personeelsinzet om mensen in dergelijke situaties te begeleiden naar een duurzame en permanente woonst.

De weigerachtige houding van weliswaar de meeste eigenaars om een pand te verhuren aan het sociaal huis om bovenvermelde doelstellingen te kunnen realiseren, is echter zeer groot. Het lijkt dan ook opportuun om de woningen, reeds in eigendom van het OCMW, in gebruik te nemen als noodopvang.

Naar aanleiding van de projectoproep “noodwoningen 2024”, waarbij de Vlaamse overheid 50 % van de kosten ten laste neemt voor de realisatie van nieuwe noodwoningen en of het renoveren van bestaande noodwoningen, hopen we het thema ‘wonen’ als basisrecht voor elke burger als een belangrijke beleidsdoelstelling te kunnen verder uitbouwen!

Mondelinge toelichting ter zitting wordt gegeven door schepen Vicky Reynaert, bevoegd voor sociale zaken en welzijn.

Verwijzingsdocumenten

• Projectoproep noodwoningen 2024
• Technisch verslag Hazenpad 12
• Reeds ontvangen offertes voor bovenvermelde renovatiewerken

Financiële impact

Dienst	Sociaal Huis
Omschrijving	Werkingskosten
Raming kost renovatie en inrichting	€ 70.000,00 Het betreft hier een raming, in afwachting van de offertes
Budgetcode	0950-00/2210000
Beschikbaar krediet	€ 73.727,00
Cofinanciering Vlaamse overheid	50 % van geraamde kostprijs (bij ontvankelijkheid projectaanvraag)

Advies financieel directeur

Bij onderhoud patrimonium OCMW (0950-00/2210000) is er een beschikbaar krediet in 2024 van € 373.723,00.
Hiervan is € 300.000,00 voorzien voor renovatie woningen Hovenierstraat (waarop € 150.000,00 subsidie ingeschreven staat).
Saldo beschikbaar is dus € 73.723,00.

Tussenkomsten

Er zijn geen tussenkomsten.